第一眼見到穿著白色套裝的NEC台灣總經理賴佳怡，她笑容滿面，記者還沒開口，她便率先反問：「你們平時這麼忙，有沒有多運動？」語氣輕快充滿活力。
1982年成立的NEC台灣，是NEC（日本電氣株式會社）的第一個海外分公司，在台灣已有36年歷史。2018年1月，賴佳怡成為NEC台灣首位女性總經理，作為這個改寫內部歷史的人物，當時她加入NEC台灣還不滿1年。
平均一個工作天至少排5場會談，其他時間還得穿梭在不同部門間，繼續處理日常業務。聽來就讓人覺得疲勞的行程，賴佳怡講起來卻泰然自若。而且不管何時看到她，都一樣神采奕奕，想來，賴佳怡一定有一套讓自己忙而不亂、思緒常保清晰的心法？
一個失誤：學到當天務必讀完郵件
每天湧進信箱的郵件高達300封，但賴佳怡很自豪地說：「每天睡覺前，未讀郵件一定是0，」她笑說，萬一還有「漏網之魚」，閃著紅色的未讀通知，自己一定會點進去查看。
練出一手快速消化郵件的功夫，背後有其原因。賴佳怡坦言，過去在戴爾電腦（Dell）擔任業務經理時，一下子掌管數十人團隊，工作量驟增，一度過著被時間追著跑的日子。
賴佳怡的未讀郵件曾一個月累積下來高達四、五百封。「我印象很深刻，有次我把屬下叫來，狠唸了一頓，對方才跟我解釋，工作早已完成、也已寄信回報進度，」她回憶。賴佳怡確認之後，才發現這封信真的被遺漏在未讀信件中。「當下很不好意思，因為自己沒做好管理。」
有了這次經驗，賴佳怡痛下決心，絕不發生第二次。她花了3個晚上，清理累積的五百多封信。賴佳怡說，「領導者還是可能犯錯，但重要的是，能不能面對自己不完美的地方，做出改變。」
堅持在睡前，把未讀信件歸零的習慣，十幾年來，她維持至今。
當然，很多信件讀完未必可以當下處理，賴佳怡解釋，她會選擇在晚上讀完信後，把需要進一步行動的信件標記起來，做下筆記，「隔天一早，我看到信件標記的小紅旗，就很清楚哪些工作要先處理完畢。」
每分每秒都可能有信件湧進，「有信就回」絕非最好的處理之道。賴佳怡的作法是，她每天分4個時段回信，分別是上班前半小時、中午、離開公司前、睡前。如此有紀律的安排，難怪記者在下午3點寄出的約訪信，當天晚上就收到回覆，即使隔天一早，賴佳怡就要飛去日本出差。
