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上班時經常會碰到需要寫英文E-Mail的時候，不過E-Mail寫得多了也不代表真的會寫，尤其是那些符合現代商用語法的英文。就現實層面而言，E-Mail寫得好不好直接影響了你在職場的生存能力，不想讓一封E-Mail就「露出馬腳」，甚至因為用法不對而得罪人，學習以下幾個E-Mail文字很重要喔！
實用英文E-Mail「4大忌用字眼」
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1. Sorry
「Sorry」除了致歉之外，亦有遺憾的意思。當犯的錯誤並不嚴重時，例如在捷運上踩到別人的腳時，使用Sorry就沒問題。但職場上做錯事，用「apologize」比較正式和有誠意！當然啦，也絕對不要用「I'm so sorry」去增強愧疚感。
例句：We apologize for any inconvenience caused. 要再更真誠的話可以寫：We sincerely apologize…
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2. Never
「Never」是一個非常情緒化的字眼，所以職場上盡量不要用。在寫中文E-Mail時，你也不會寫下「我從沒有收到⋯」這樣的句子，對吧？
與其用 I have never received the report，倒不如輕鬆一些表示 I have yet to receive the report. 如果真的很嚴重的話，也可以更正面的書寫：It is very important that I receive the report on time.
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3. Attached please find
在過去人們依賴紙本信件溝通，想說「隨件附上」就會寫「Enclosed please find…」，所以進入E-Mail時代後不少人就改用「Attached please find…」來指E-Mail裡的附件。
但其實這已是有點老派的英文，還有些累贅，因為根本沒有文件要「find」啦！所以不如簡單地說 Attached is the receipt of…… 這和 Attached please find the following receipt… 簡潔明瞭多了！
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4. Please be advised
「Please be advised…」意思是「我們要通知你⋯⋯」這種說法有點太官方了，就像銀行寄信告訴你貸款到期時的第一句話，讓人有直接刪掉E-Mail的衝動！
因此記住不要寫 Please be advised that the check is overdue. 直接用 The check is overdue. 或是依照以上第2點友善地說 We have yet to receive the check. 也可以。
3個實用英文E-Mail適用方案：
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1. 實用結語
每次E-Mail結尾都 Best Regards（致上最高的問候）太沉悶了！其實選擇還有很多：例如Kind regards（致上親切的問候）、Warm regards（致上溫暖的問候）⋯⋯
或是Cordially誠心的意思，跟Regards比起來是非常正式的商業書信用法，有點距離感。也就是說，如果E-Mail對象是上級或是找工作時的信件才要用，和同級員工就不適合了。
另外還有Yours Sincerely誠摯的意思，如果想把自己塑造的非常友善時可以使用。
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2. 善用如果（If）
想請別人幫你做事，可以說「Could you please…」或是「Would you please…」不過職場上有求於人時不妨再禮貌、婉轉一點！
「I would be grateful if you could…」或是 「I would appreciate（it） if you could…」聽起來是不是舒服很多呢？為了得到你由衷的感激，他搞不好馬上就從椅子跳起來去做了。
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3. 還原基本步
雖說有求於人時不妨寫長一點以示誠懇，近年來整體商用E-Mail有化繁為簡的趨勢，所以用字上還是越簡潔越得宜！其實這也是中西方文化的最大差異，比起迂迴婉轉還不如禮貌直接更讓人感到愉悅。
例如：可寫「by（某種方式）」不要寫「by means of」；可寫「so」不需寫「so as to」 ；也更不要寫「in the event that」，輕鬆寫個「if」就好了；與其寫「at the present time」 ，不如寫「now」。過去學的那些超正式英文，留下簡潔的、丟掉繁複的，這樣交替使用最完美。
3大必學通訊軟體禮儀
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小資男、小資女，在網際網路的年代，已經不能避免在工作上使用Whatsapp、LINE、WeChat等各種通訊軟體了，因此簡訊禮儀一定要懂！
1. 不要什麼都都用簡訊發
雖然簡訊方便快捷，但若是商務邀請函等，應當使用E-Mail發放才恰當；假如已發過正式信函，到活動將至時簡訊才可作為一個溫馨提示。
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2. 簡訊要精簡，別長篇大論
簡訊最重要是易懂，但是也不要一個個字單獨送出，這樣如果重要訊息在上面，還要滑上去看很麻煩。有效地使用符號與emoji也能讓簡訊更容易懂，但注意了，如果是和上級對話，除非他先用了emoji，不然應盡量避免。
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3. 善用英文縮寫
簡訊想精簡，不免會有一些英文縮寫用法。其實跟老闆甚至客戶溝通用縮寫問題不大，但最好只用在一些比較大家易明的字眼上。例如，ASAP（as soon as possible）、 RSVP（敬請回覆）就是絕對可以用的字；但如果不太確定對方是否明白時就盡量避免啦！當然還有像 U 這種，明明打出「You」也很快，就不要打U來增加不正式感了。
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