｜本文由作者Kevin 劉奕酉授權《行銷人》轉載、刊登，原文網址。
近日在商周上有一篇關於專訪唐鳳談論遠距工作與數位工具的文章，引起許多朋友不少的討論。
除了她在這次防疫上透過大數據及人工智慧，製作專業口罩地圖及防疫路線，為台灣防疫把關作出的貢獻之外，她在專訪中提到的番茄鐘工作法，又再一次被拿出來討論。
什麼是番茄鐘工作法？
番茄工作法，是一個超過三十年的時間管理工具，將焦點放在如何降低干擾對於認知上的影響，將更多的精力放在正在完成的事項上。
這套方法包含了五個階段：規劃、追蹤、紀錄、處理與可視化，簡單來說：
．規劃：決定一天的行動（Things to do today）
．追蹤：收集行動的相關數據
．紀錄：將一天所得的數據整理歸檔
．處理：將數據轉化成資訊
．可視：視覺化展現找出改善之處與方法
首先，找出完成事項耗費的精力？以一個番茄鐘為單位來計算。
一個番茄鐘為25分鐘，完成一個番茄鐘就短休息3–5分鐘，再展開下一個番茄鐘；每完成四個番茄鐘就長休息15–30分鐘，以此類推。在紀錄表上寫下每個事項完成需要幾個番茄鐘？
番茄工作法的目標是確保當前工作不被干擾。盡量延遲這些干擾的活動，力求按部就班，納入由自己掌握的計畫鐘。
如果你是個容易受到干擾而分心，或是不懂得拒絕別人的要求，導致自己的步調總是被打亂、老是被牽著鼻子走的人。我想，番茄工作法可以幫你改善這個問題，重新奪回專注力的主導權。
番茄鐘工作法的本質：管理有限的專注力
我個人沒有在使用番茄鐘。
正確地說，我「以前」用過，但現在沒有「照著公式」在使用。
對於番茄鐘工作法的使用者來說，許多人會以一天能完成幾個番茄鐘為目標，但其實是誤解了時間管理的本質。
時間管理的本質，不是做更多事，而是用更短的時間完成目標；也就是提升效率與效能，而不是拉長工時。
假設你已經懂了番茄鐘，原本需要8個番茄鐘才能做完的事，現在只需要5個；然後發現這件事根本沒必要做，這5個番茄鐘其實可以省下來，用在更有價值的事物上。
你發現了嗎？
時間管理追求的是「少」而不是「多」，任何的時間管理方法，包括番茄鐘，都是建構在「有價值的」任務上。也就是說，待辦事項的管理必須在時間管理之前做好，才會讓時間管理有意義。
方向錯了，方法再對也到不了終點。只是瞎忙一場，徒增意義不大的經驗值而已。
常被問到的問題：我需要使用番茄鐘嗎？
我想這個方法適合三種人：
1️、不夠自律的人
2️、投入工作，就不懂得休息的人
3️、喜歡照表操課的人
通常，做事效率不好的人，是因為不懂得掌控自己的專注力。而人的專注力是有限的，必須透過轉換與休息來維持長時間的高度專注。
就像工廠的產能排程一樣，不是開到最大就好，必須考慮到產線與維養的排程，不然掛機了更得不償失。
番茄鐘的本質，就是人的專注力有限。
孩童的專注力大約20–30分鐘，成人約30–45分鐘，接近臨界點時注意力就會開始渙散，效率開始下滑。所以需要休息，消除認知疲勞、來重新將專注力抓回來。
一個番茄鐘設定為25分鐘，可以說是多數人的專注力的臨界安全值。如果你發現自己的專注力可以維持40分鐘，那麼也可以調整自己的番茄鐘單位。
很多能力很強的人，總是不懂得配速，全力衝刺的情況下，短時間或許看到不錯的成效，但長期來說未必能持久，還會產生負作用。
我認為對於剛開始學習的人來說，番茄鐘工作法有四個價值。
番茄鐘的第一個價值，在於強迫你休息，以舒緩專注力空間的平衡，即使你不懂得如何管理專注力空間。
番茄鐘的第二個價值，在於外在約束的規律性。自律是違反常態的，所以有規則可以依循、可以管控自己，人會感到比較安心。同時，也可以省下專注力在從事的任務上，畢竟自律所耗損的專注力也是頗高的。
番茄鐘的第三個價值，學會時間顆粒的概念。你會習慣估算時間、懂得將任務拆分為多個小任務，在持續有產出的情況下，也會讓你更有成就感往前進，是一種無形提升專注力的方式。
番茄鐘的第四個價值，在於協同。
為了讓團隊產生最有效率的運作，發揮一加一大於二的成效，時間管理需要共同單位，而25分鐘就是所有人的最大公約數。如果每個人都用自己的番茄鐘單位，就無法協同。
因此，瞭解了番茄鐘的本質，你該進一步追求的是專注力空間的管理。
有一個「心流」的說法，就是專注力空間的技巧，讓你在專注力最好的狀態，用最有效率的方式執行任務。
番茄鐘是一個簡單、有效的時間管理養成工具，但是當你已經熟練這個工具，希望進一步提升效率與效能，或是覺得這個工具自己操作上總是格格不入。或許，你該從本質出發，思考找到自己的專注力管理方式，調整這項工具。
我一直相信，是人使用工具，而不是工具控制人。工具既然是人創出來的，當然也可以修改、或是自己再創造一個，是吧？
時間管理的鐘，應該在你心中。（延伸閱讀：9 大原則加混合式管理，窺探 Spotify 高績效團隊的秘密）
我從番茄鐘工作法中體會到的三件事
番茄鐘工作法不只是一個時間管理工具。在實踐這項工具的過程中，我更體會到三件重要的事：
1）倦怠管理：該休息，就要休息
2）時程管理：培養出時間顆粒的意識
3）效能管理：提高專注力、避免無謂耗損
第一件事，是做好「倦怠管理」
人的大腦持續運作會消耗專注力。如何讓大腦有效運用專注力、避免空轉耗損，懂得在工作與休息之間適度的切換，大腦才會更有效率也不會過勞。在不少文章中都有提到過，高效工作者知道自己能承受的壓力是有限度的，並且會認真看待那個極限，通常是以50～90分鐘的密集工作為一個單位，兩次密集工作之間會穿插短暫的7～20分鐘休息。
過勞倦怠，常常出現在竭盡所能發揮自我的人身上。這樣在壓力與休息之間輪流切換，可以讓人維持巔峰表現所需要的體力、心力和熱情。而番茄工作法在每一個番茄鐘之間都安插了一個短休息、每四個番茄鐘之間安排一個長休息，與上述的做法如出一轍，只不過用更簡單、規律的方式。
第二件事，是做好「時程管理」
以秒、分或小時來衡量時間，都會感到時間「持續」流逝而焦慮，覺得沮喪而失去做事的動力。如果改為事件接續的角度來看待時間，將時間切成顆粒似乎就比較不會導致焦慮。
時間顆粒，就是一個人安排時間的基本單位，也是一個人看待時間的方式。
多數高效工作者的時間顆粒會控制在30分鐘到一小時之內，而番茄工作法就是以30分鐘為單位，其中25分鐘工作、5分休息。養成時間顆粒的意識，就能簡化時程計算、預估與管理的過程，將專注力放在完成工作上。
第三件事，是做好「效能管理」
就如同所有的時間管理法一樣，番茄工作法是為了節省不必要的時間浪費，而不是榨出時間做更多。我們該拚的是時效、而不是時長，而時效與專注力有很大的關聯。
人的專注力有限，而受到干擾分心、切換任務都會使得專注力耗損，如果能減少這些耗損，就能提高效率、完成更多的任務。面對干擾，主動奪回主導權最好的方式，就是延遲這些干擾的處理，先記下來、再來安排怎麼處理它。
數位時代，番茄鐘工作法還能發揮功效嗎？
面對著數位時代帶來的影響，網路與社群媒體改變了我們的習慣與行為，甚至可能都用手機取代用手錶與時鐘了。這套方法還適用嗎？
其實，從番茄工作法的本質「減少干擾的影響、提高專注力」來看，數位時代的干擾有增無減，能讓我們分心的東西實在太多了，反而更需要番茄工作法的協助，當然應對干擾的難度也更高。
過去使用計時鐘與紙本記錄的方式，現在則有更多的選擇，甚至可以透過實體與數位工具並用的視覺化管理，創造出更大的彈性、更有效率的追蹤及改善。實體紙本有助於提高動機、加強記憶、而數位管控可以即時調整時間視角，進行快速回顧與事件比較，掌握所處環境的變化。
無論時代如何變遷，最常帶來干擾的始終是我們的頭腦。
面對干擾的最佳方式就是加以接受、心平氣和的處理；即使真的分心做了其它事也沒關係。
下一個番茄鐘會更好，放輕鬆吧！
作者簡介：
劉奕酉｜簡報．簡單報 創辦人／鉑澈行銷顧問有限公司 策略長／《我用模組化簡報，解決99.9%的工作難題》作者
職人簡報與商業思維專家。期許透過簡報與商業思維，解決職場工作者在工作上的問題，並展現個人專業價值。培訓、講座、專欄、顧問服務邀約請私訊。
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首圖來源：Photo by Icons8 Team on Unsplash
責任編輯：曲潔君 Grace C.
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