不少辦公室常聽見火爆上司因部屬犯錯而大聲怒罵，要是下屬吃軟不吃硬，可能一怒之下就丟辭呈走人。但也有些個性溫和的主管，想給建議或指正時，往往開口前心中忐忑，怕場面難看，日後失了融洽。
在經理人商學院開設的「建設性批評」課程中，起初國際台灣分公司執行長陳煥庭指出，主管會有壓力，關鍵在給予負面意見時，容易讓對方感覺你在「罵」他而心生抗拒，下意識想為自己辯駁，導致談話失焦，無法真正解決問題。然而， 溝通的目的是希望他能「改善」，而非「教訓」對方。 因此，主管需要先處理好自身情緒，才能以幫助對方的心情開啟對話，進行不傷和氣又讓他聽得進去的建設性批評。
平時打好關係、給予部屬安全感，建構聽進建言的氛圍
建設性批評包括「關係建立」、「安全信賴」、「對話技巧」三步驟。
如果主管和員工平時就勢不兩立，想讓他好好坐下來溝通根本是不可能的任務。所以主管平時應透過關心言語、以身作則等等行為「建立良好關係」。
不過，即使雙方關係不錯，員工被上司找來一對一談話，多少會緊張不安，當部屬有所防衛，即使給出充滿善意的話，都容易被懷疑、曲解。因此打造「安全信賴」的對話氣氛非常重要。
當部屬在談話中出現「不說出真正的想法」「閃避敏感話題」「急著結束討論或離開現場」「沉默不語」「以及在對話中謾罵譏諷」等 5 種狀況，陳煥庭提醒，「重建對方安全感是第一要件。」
重建安全感分為內在、外在兩面。內在指的是整理自己的心情，當員工不願談或反唇相譏時，不要一直想著「為什麼他要這麼做」，這樣只會讓自己情緒化，而是思考「怎麼做才能解決問題」。舉例來說，業務 Kevin 能力優秀，但是脾氣火爆，昨天才跟組長大吵一架。你找他想問清楚狀況，但他一直沉默不回應，這時你可以問自己三個問題，來梳理情緒：
1.我真正想要的是什麼？
希望幫助 Kevin 解決容易和人起衝突的問題。
2.對方真正想要的是什麼？
不希望因為脾氣問題，傷了和氣而減少收入。
3.我該如何做，才能關係重建，彼此雙贏？
讓 Kevin 知道，我是為了幫助他以及團隊，而不是想罵他。
接著，透過外在表達使對方感受到你的善意。可以透過幽默、同理、讚美、放低身段等等方式。例如 Kevin 工作品質優異，選擇以讚美與同理開啟對話：
「Kevin，你是業務部績效第一名，我知道你一定下了很多苦心。然而這個問題還是要解決不是嗎？否則長期下來，對你和團隊都不好。況且我這個主管也有責任，我也不希望你因為要分神處理跟組長的問題，而少了賺錢的時間。」
要是 Kevin 仍然低頭不語，陳煥庭建議主管創造「關鍵停頓」，溫柔且堅定地看著他，利用安靜空白的幾秒鐘，塑造情緒張力，再說：「Kevin，你一直不說話讓我不曉得怎麼辦，你可能覺得壓力很大、不知道該怎麼表達，只是這樣的溝通對我們沒有幫助，我也幫不到你。如果可以的話，我希望你可以適時地回應我，好嗎（微笑）？」
此時，對方大多會感受到你的善意、卸下心防開口傾訴。主管更應趁機「資料蒐集」，藉由詢問事件原委、動機，確定問題的根本原因。
解開誤會、三度給予肯定，才算完成批評
最後，應用「對話技巧」解開誤會、傳達你對他的期待。使用「不是、不想、沒有、不希望……」釐清誤解狀況，再以「是、想要、了解、希望……」表達真正的意思，並以「台階話語」收尾，讓他甘心聽進建議。
例如部屬容易情緒暴怒，影響團隊氛圍，可以對他說：
「我希望你不要誤會，我『不是』說，你『不能』表達你的情緒，而『是』你在情緒波動時說的話，造成團隊成員不小的傷害，也讓彼此非常傷心。平常你對其他同事很好，很關心大家的需要，我都知道也非常感動。我真的很在乎同事之間的關係，更重視所有人的感情，所以我希望下次若你覺得哪些做法不好，能心平氣和地溝通，好嗎？（微笑＋點頭）」
給完建設性批評並不代表結束，後續搭配「三度強化」，強化對方改變的動力。要是他下次真的改善了，先用「一度強化」，私下告訴他「我有注意到你的改變，真的很感動。如果其他同事都像你一樣聽到就做到，整個團隊就會更卓越。你真的很棒，我們一起加油。」
當他下一次再做到，即使是微小的進步，都要「二度強化」，再次私下表達你的觀察與感謝；等到第三次做到，便以「三度強化」公開肯定他，賦予他在團隊中的新形象。這樣可讓對方因為一再地肯定與強化，認為自己應該努力符合新形象而願意持續維持，最終帶來真正的調整與改變。
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