你能夠在需要時進入準備好的狀態嗎？
每個人或多或少都曾有過「ON」的感受，而「搞定」能讓你養成必要的方法和習慣，盡量常有「ON」的感受。如果你有信心在任何狀況下都能讓自己回到準備好的狀態，你就能毫無擔憂害怕地踏入任何情境，準備好做出反應，完成任務、實現理想。
你準備好面對「沒準備好」的狀態了嗎？
如果能夠一直處在準備好的狀態，豈不是一件很棒的事？但在現實中，新的挑戰和更複雜的情況會不斷湧現，每一次的新挑戰既是成功的機會，也具有跌倒的危險。如果你走最保險的路線，避開所有可能失敗或令你不愉快的情境和機會，像是各種新活動、新的關係、選拔賽或課程，結果或許能夠避免「OFF」的感覺，至少可以避開一段時間，但你也可能得不到「ON」的感覺。
有些年輕人選擇走這條保險的路，放任自己沉浸於分心的環境中，只做自己感覺最自在的事；有些人甚至用數位影音娛樂麻痺自己，最極端的例子甚至到了濫用酒精和毒品的地步。這種麻木封閉的小天地，一開始可能看起來頗有吸引力：如果能整天打電動、吃垃圾食物、和朋友鬼混，豈不是快活得不得了？但是我們內心深處都很清楚，這種日子無法得到真正的成就感。
老實說，不論你多麼刻意避開挑戰和障礙，也不管自認為對現在的生活多麼有把握，持續出現的挑戰和障礙必定會不時讓你感到「OFF」，讓你分心、超載，覺得超出負荷。
我們要做的不是幫助你感覺舒適自在，而是要鼓勵你盡可能多踏出舒適圈。我們鼓勵你勇於承擔風險，去做可能把你推出舒適圈、讓你緊張的事。
儘管這些事可能把你推向「OFF」的狀態，但是只要你掌握方法和工具，就一定能重新「ON」，回到準備好的狀態。如此一來，你就會有信心面對任何情況，因為你知道自己有辦法復原。你將隨時隨地「準備好」，無論接下來會發生什麼事。這就是本書要教你學會的「搞定」的力量：勇敢冒險，被推倒後仍有信心回到「ON」的狀態。
提高效率的好習慣
透過練習，可以訓練自己養成良好的習慣，就像衝浪者、運動員和音樂家透過不斷練習而精進。
你可以訓練自己更主動、反應更快、更專注於管理進入生活中的雜事，你可以學會盡量減少開放迴路造成的影響，花更少力氣做完更多事。為了自然而然提高工作效率，你必須養成有效的好習慣。在學校和生活中有各式各樣的雜事可供練習，請多多善加利用。
有些「搞定」的做法剛開始可能不太順手。你可以想想看自己第一次學騎腳踏車的情況，起初一定是跌跌撞撞，很難平衡。練習一陣子之後，就會愈來愈順，到最後幾乎不必動腦就會騎了。
為了掌控雜事，你必須學會「搞定」的5個步驟：
1. 捕捉（capture）吸引你注意的所有事
2.理清（clarify）每件事的意義與該怎麼處理
3.整理（organize）上一步的結果，分門別類
4.回顧（reflect）與檢視每個類別中已確立的項目
5.執行（engage）需要的行動
所有的人在需要管控某件事的時候，都會採取這5 個合理的步驟。這5個步驟的原則很簡單，大多數人可以自行大幅改良使用方式，而這5個環節中的弱點所在，決定了你掌控能力的高低。在深入介紹每個步驟之前，先來看一下每個步驟的概略內容。
1.捕捉：清空大腦
為了獲得掌控，你必須做出一項重大轉變—學習把所有事逐出腦袋。
在這個人類史上空前大量資訊來襲的時代，試圖用自己的腦袋記住所有撲向你的雜事，肯定會招來一團亂，因為你的大腦本來就不是設計來儲存數百個開放迴路的。事實上，目前的研究結果顯示，人類的「工作記憶」（working memory）大約只能儲存4個項目，超過4項就會拖累認知負荷，降低工作效能。
想想看你的一天：上學、做功課、參加活動、人際關係、應盡的責任等，你能估算出要記住的事情有多少嗎？你可以試著光憑記憶力記住所有事，說不定能夠行得通；但是隨著複雜程度增加，終究會有太多雜事，就很可能讓你分心，甚至導致超載。
通往掌控的第一步，就是從你的工作記憶中卸載所有雜事，改為把這些雜事（不管是實體、數位或心理的雜事）存在你的腦袋以外的地方。我們將這些外部的儲存空間稱為「桶子」（註：bucket，也稱為「收件匣」，同“in” bucket、inbox）。
光是這項練習就足以帶來煥然一新的效果。當你的大腦將原本試圖記住的所有雜事釋放出去之後，腦袋裡就有空間來達到新的掌控，同時更自由、更有機會發揮創意。
2.理清：處理收集到的雜事
第2個步驟是在腦袋裡進行的一項簡單程序，就是決定該怎麼處理在步驟1收集到的雜事。
「做出決定」不是什麼新奇的概念，然而要做出有效的決定，就需要一些新的技巧，而要花最少的力氣做出效能和效果兼具的決定，則是一項藝術。我們稱之為「基礎思考加工」。
經過這項腦內加工程序後，雜事會變成以下6 種類型之一：行動、專案、檢查清單、將來／也許清單、參考資料、垃圾。
效能和效果兼具的決定，能夠為我們省下寶貴的精力。如果能更有效率完成學校的功課，你就有更多精力和時間去追求其他興趣，不是很棒嗎？只要你學會做出聰明的決定，就能實現這個美好的理想。為了成功執行這項加工程序，你必須認真動用大腦中沒被充分利用的區塊，也就是前額葉（葉教授）。
3.整理：保存決定
你有沒有弄丟過有價值的東西，像是重要的作業、密碼或檔案，結果為了找回來或是重新再做一份而耗費額外的力氣？據我們所知，沒有人喜歡重做一遍已經做過的工作，因為既浪費時間又浪費精力。
同樣的，如果你不保存好已做出的決定，最後就必須重做一次。為了避免這種情況，步驟3將教你怎麼利用簡單的表單（也可以稱為地圖）追蹤記錄你預計完成的工作和決定。
4.回顧：查看地圖
現在你已經把所有東西分門別類放到該放的地方，也製作了簡單的地圖來保存你的決定。接下來的步驟就是花點時間放慢腳步，查看地圖，讓你維持掌控並且在失去平衡時重新取回掌控。
地圖有導航的功能，讓你朝正確方向前進，並能在遇到障礙時讓你重新規畫路線、在迷路時助你回到正途。在這個步驟中，你將學到怎麼執行每日檢視和每週檢視，好讓自己始終保持在正確的路徑上。
5.執行：實現成果
取得掌控的最後一個步驟，就是學會採取有效的行動，去做你判定為重要的事。你可以用一些簡單的決策標準，來縮小選擇範圍並獲得最大益處。在這個步驟中，你會開始看到實質可見的進展，開始動作與採取行動。
這5個步驟可能需要你改變一些習慣和做法，但是你很可能已經在實施其中一部分了。讓我們來看幾個簡單的例子，都是日常生活中可能自然用到這些步驟的情況。
生活中的例子
萬聖節的要糖果活動就是個簡單的例子。在孩子出發去向鄰居要糖果的時候，會準備一個袋子或枕頭套（桶子），用來裝收集到的糖果（捕捉），等到收穫滿滿回家後，他們會把戰利品倒出來，數一數然後分類，例如分成好吃和不好吃的糖果，或是分成巧克力、水果糖等不同類別，放進不同的糖果罐（理清和整理）。
洗衣服是個更實際的例子。很多人會在家裡放個洗衣籃（桶子）、把髒衣服丟進去（捕捉）。這些要洗的衣服可以分成淺色、深色和精緻衣物（理清），分開放置準備清洗（整理）。到了要洗的時候，你最後會再看一眼分類好的衣服堆（回顧），然後把衣服丟進洗衣機（執行）。
無論你是什麼身分、處在什麼位置，或是要面對的是什麼，都可以用這5個步驟獲得適當的掌控與專注。
我不想讓別人決定我是什麼樣的人。我想要自己決定。
—艾瑪．華森（Emma Watson，演員）
責任編輯：林舫如
核稿編輯：黃雅苓
延伸閱讀：
●書籍簡介_搞定【青少年入門圖解版】
作者：大衛．艾倫, 邁克．威廉斯, 馬克．瓦勒斯
譯者：葛窈君
出版社：商業周刊
出版日期：2019/06/13
未來最需要的人生管理工具，專注力、思考力、學習力一次升級！購書連結
作者簡介
大衛．艾倫David Allen
世界頂尖的工作效率大師，代表作《搞定》全球狂銷200萬冊以上，發行超過30種語言，被《時代》雜誌譽為「10年來最棒的商業心理自助類書籍」。
邁克．威廉斯Mike Williams
人才發展協會董事會成員、Zappos.com網站的「搞定企業建築師」。
馬克．瓦勒斯Mark Wallace
在明尼蘇達州擔任公立學校教師二十多年，曾榮獲TIES傑出教師獎。
