Hello,我是Zoey,我是一位在家工作近4年的自媒體創業者。

在今天這篇文章裡,我會和你聊聊在家工作的幾個關鍵心態,以及3個遠距工作的必備技能。假設有天必須要「閉關」,我們也會更知道該做好哪些準備。

多年以前,我想要遠距工作的原因,單純只是想有更多生活的掌控權;多年以後,我發現「遠端工作」不只能讓你到處旅行,而是像這種疫情蔓延的關鍵時刻,也能讓你安心的閉關在家,減少接觸、自我保護,同時又能確保自己不會斷了金援。

我曉得許多產業有地點和設備上的限制,但不可否認的是,未來雲端化將會越來越成熟,我們隨時隨地都能和來自世界各地的人一同合作,如果你也想要打造一份不被地點限制的生活,以下有3個必備能力是你必須要學會的。

 

必備能力#1 線上協作的能力

線上協作大家都不陌生,你知道遠距工作仰賴線上作業,但是你知不知道要如何有效的整理你要的線上資訊?如何在遠距離的情況下,用清楚的脈絡述說你要表達的重點?

在線上打打字、傳傳檔案很簡單,但是要做到「有效溝通」就沒那麼容易了。

怎麼用文字或圖像清楚地讓你的上司、夥伴或客戶知道你的想法?有什麼方式可以讓對方一次就聽懂,而不是來來回回無止盡的備註呢?

遠距工作這幾年的經驗讓我發現,想要做到有效溝通,線上協作工具只是輔助,最重要的關鍵點,其實就是「細心」。

你若細心,你就會盡可能地做到詳細的註解,確保對方真的聽得懂,你也會來回閱讀對方的要求,確保自己不會有所遺漏。

遠距協作最害怕遇到的情況,就是「自以為對方都聽得懂」或是「看完交辦事項卻只吸收80%,然後做出來變成60%」。

線上其實有非常多好用的工具,都能讓你整理思緒、建立Check list,讓任務交付得更完整,例如我個人最愛用的,就有CogglGoogle spreadsheet,以及Mac內建的便利貼功能。

為何線上協作是在家工作的必備技能?因為如果你不懂地有效傳遞需求和想法,雙方合作到最後都會氣噗噗,呈現放棄溝通的狀態,最後只好「見面聊」,來真的搞清楚彼此要的到底是什麼。

如果你是一位Freelancer,請從現在開始養成有效溝通的好習慣,這可以讓你省下一張從台北特地到台中開會的高鐵票與時間;如果你是一名員工,請從現在開始養成有效溝通的好習慣,這可以讓你有更好的籌碼去談移地工作;如果你是主管或老闆,有效溝通能減少大家工作的時數,同時加速公司賺錢的速度,誰不愛呢?

 

必備能力#2 建立系統的能力

建立系統是什麼意思呢?其實就是有一定的規範、秩序,或是追蹤的制度。

你可能以為在家工作就等於爽爽睡飽飽,工作進度都沒人盯,好棒好自由~其實這正是錯誤的開始(?)沒有一個紀律或規範,你就無法擁有高效的生產力,這也是所有老闆最害怕的情況:「我的員工在家就無法把工作做好啊~!」

為了讓老闆見識到你在家依然可以生產力嚇嚇叫,你要做的,就是訂定規則給自己,簡單來說,就是「自律」。

遠距工作的自由,都是建立在自律之上,許多支持在家辦公的外商公司,其實也有線上打卡制度(簡單的話就是上線,跟大家說個早安),在工作期間,你也不能忽然消失,如果有事需要消失,也必須先告知一下:「我這兩小時需要全神貫注的來做一項專案,有急事麻煩先找其他人cover一下。」

為什麼要有系統?因為好的系統,省下你發呆不知道要做什麼的時間、當你搞不清楚狀況時,你很容易誤以為自己還有很多時間,卻不小心讓工作delayed。如果有規則、有計劃,你就能忙得有頭緒,並且讓進度on track,讓夥伴們知道該怎麼彼此配合協調。

如果你是一位自行在家接案的Freelancer,要解決薪水不穩定這個問題,最簡單的做法,其實也就是建立屬於你的系統。

系統的範疇包羅萬象,例如日常的系統和工作作業系統,都可以由你自己來設計(當然也要依照你的經驗隨時做調整)。

日常的系統包含你該幾點起床、幾點到幾點回客戶Email、幾點尋找新的案源、幾點處理款項和Follow up等等,工作作業系統可以像是回訊息的公版、合約公版、款項收發流程等等。

這些「事先設計好」的系統,能夠讓你少做很多瑣碎事項,也能讓你在家工作越來越順暢,它絕對是遠端工作必備的技能之一!

 

必備能力#3 尋找客戶的能力

最後一個也是我個人認為最重要的能力,就是「尋找客戶」

如果今天面臨到需要自生自滅的情況,或者是公司因為財務困難,只能讓你放無薪假,你是否知道要如何自力更生?你在公司的哪些技能,是可以抽出來取用的呢?要怎麼用?客戶哪裡找?他們在哪裡?你們的第一次接觸該怎麼發生?

假設你是一名公司的員工,你今天看完這篇文章的功課,就是去思考和拆解你的工作技能。

你是一名行銷企劃嗎?你平常在做的事情,是否要和不同公司的窗口溝通?你是補習班老師嗎?你是不是要準備教材、準備課綱?其實這些都是非常好用的技能,也是你可以提供的服務。

當你知道自己有哪些可用技能,你就能知道這些技能可以怎麼被運用,你也可以開始去判斷:「誰會需要這些服務?、這些人會出現在哪裡?出現在哪些社團、哪些平台?我可以怎麼將自己會的事項,陳列在網站上讓其他人參考呢?」

尋找客戶的能力其實說穿了就是「業務能力」,身為一名業務,你必須要熟知你的客戶樣貌,他們的日常、他們的困擾、他們想解決的事情、他們理想中的生活。

而到底要怎麼知道你的客戶樣貌?答案就是「換位思考」。你現在可能是一間公司的小員工,但是你可以去試想一下,假設你今天是你的公司的客戶,你為什麼會想要和這間公司合作?你想得到什麼?想解決什麼?這件事你為什麼辦不到,需要他人的協助呢?

透過這種假設,你便可以鍛鍊自己的洞悉能力,學會洞悉,你也可以開始去推敲出客戶想聽到的語言、他們出沒的地帶、和內心真正的OS,你若能將這些讀心術融會貫通,其實你就有經營事業的能力,遠距工作也會離你越來越近。

 

奠定獨立作業的基礎,為未來做準備

雖然這麼說很觸霉頭,但我相信這次的疫情只是一種前兆,未來肯定會有其他的病毒、天災或是人為因素,讓你不得不在室內或者是在家、在路上辦公。遠距工作者雖然是一個美好的抬頭,但必要時刻,它也可以成為救命仙丹,重點還是:你準備好了嗎?

如果你是一間公司的老闆,你要想一想,你們公司的資料是否都有雲端化備份?平時是否有在訓練員工遠距協作的技能?你們有沒有員工手冊或系統,讓員工在家也可以有工作指南呢?

如果你是一位員工,你也要想一想,我的技能只屬於這間公司嗎?我是否有能夠帶著走的技能?我有自己賺錢的能力嗎?我平時有在理財嗎?我在家可以做哪些事呢?

這其實都是我們每個人可以思考的問題,一起未雨綢繆,從獨立作業和自律開始吧:)

 

願你平安健康。

 

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