“5ส” เป็นกิจกรรมหนึ่งที่คุ้นหูคนไทยเกือบครึ่งค่อนประเทศ โดยเฉพาะในบริษัทและโรงงานอุตสาหกรรมสัญชาติญี่ปุ่นที่ดำเนินธุรกิจและลงทุนในประเทศไทย เล่ากันว่ากิจกรรม 5ส เริ่มถ่ายทอดในประเทศไทยประมาณปี 2523 หรือช่วงปี 1980
ในโรงงานผลิตรถยนต์ของบริษัทโตโยตาประเทศไทย จากนั้นจึงเริ่มขยายไปยังบริษัทและโรงงานญี่ปุ่นอื่น ๆ จนเป็นที่รู้จัก แต่ในช่วงแรกนั้นยังเป็นชื่อ “5S” ซึ่งอ่านออกเสียงว่า “โกะ เอสสึ” (go essu) นั่นคือ “โกะ” แปลว่า 5
กับ “เอสสึ” เป็นเสียงตัว S ในสำเนียงญี่ปุ่น
5S ประกอบด้วย เซริ (seiri) เซตง (seiton) เซโซ (seiso) เซเคทฺซึ (seiketsu) และชิทฺซึเกะ(shitsuke) เป็นคำภาษาญี่ปุ่น ในระยะแรกยังไม่มีชื่อภาษาไทย กระทั่ง สมาคมส่งเสริมเทคโนโลยี (ไทย-ญี่ปุ่น) หรือ สสท.
แปลเป็นคำภาษาไทยและถ่ายทอดองค์ความรู้สู่วงการอุตสาหกรรมไทย ในชื่อ “กิจกรรม 5ส” ประกอบด้วย สะสาง สะดวก สะอาด สุขลักษณะ และสร้างนิสัย ตามลำดับ เป็นการใช้ ส.เสือ ของทั้ง 5 คำเป็นชื่อของกิจกรรม 5ส จนกล่าวกันว่าถ้า 5ส ทำสำเร็จตามแบบญี่ปุ่น
ประเทศไทยจะเกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลเช่นเดียวกับญี่ปุ่นด้วย
อย่างไรก็ตาม กิจกรรม 5ส ก็ยังเป็นที่รู้จักในวงแคบและจำกัดในวงการอุตสาหกรรมและบริษัทญี่ปุ่น เมื่อเกิดมหาวิกฤตเศรษฐกิจต้มยำกุ้ง เมื่อปี 2540 ทำให้รัฐบาลคิดหาวิธีการจัดการภาครัฐให้เกิดประสิทธิภาพ สามารถปรับปรุงและเพิ่มคุณภาพของการปฏิบัติงานราชการ
สำนักงานคณะกรรมการข้าราชการพลเรือน (สำนักงาน ก.พ.) จึงเสนอต่อคณะรัฐมนตรีให้หน่วยราชการต่าง ๆ ทั่วประเทศดำเนินกิจกรรม 5ส ซึ่งคณะรัฐมนตรีมีมติเห็นชอบ เมื่อวันที่ 27 ตุลาคม 2541
เพื่อเป็นการกำหนดเป้าหมายการดำเนินการพัฒนาระบบมาตรฐานสากลของประเทศไทยด้านการจัดการและสัมฤทธิผลของงานภาครัฐ (Thailand international Sector Standard management
System and Outcomes : P.S.O ) จึงกล่าวได้ว่ากิจกรรม 5ส ได้เริ่มต้นเป็นปฐมฤกษ์อย่างเป็นทางการในประเทศไทยตั้งแต่นั้นเป็นต้นมา จากนั้นนโยบาย 5ส จึงเริ่มขยับลงมาสู่บริษัทเอกชนของไทย จนเป็นที่แพร่หลายในปัจจุบัน
คำและความหมายของ 5S เป็นภาษาญี่ปุ่น เปลี่ยนเป็น 5ส ในภาษาไทย เพื่อให้สามารถจดจำและเข้าใจง่ายเหมาะสมกับคนไทย เรียงตามลำดับดังนี้
* S ตัวที่ 1 Seiri = ส ตัวที่ 1 สะสาง
* S ตัวที่ 2 Seiton = ส ตัวที่ 2 สะดวก
* S ตัวที่ 3 Seiso = ส ตัวที่ 3 สะอาด
* S ตัวที่ 4 Seiketsu = ส ตัวที่ 4 สุขลักษณะ
* S ตัวที่ 5 Shitsuke = ส ตัวที่ 5 สร้างนิสัย
ลองมาดูที่เป้าหมายของกิจกรรม 5ส ใช้เป็นเครื่องมือเพื่อการบริหารจัดการองค์กร เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน สร้างความเป็นระเบียบเรียบร้อย ณ หน้างาน และเป็นกิจกรรมสร้างปฏิสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงานได้เป็นอย่างดี ซึ่งในกิจกรรม 5ส ยังแบ่งเป็น 2 กลุ่ม
คือ กลุ่มการบริหารจัดการกับ “สิ่งของ” หรือสิ่งไม่มีชีวิต (สะสาง สะอาด และสะดวก) และกลุ่มการบริหารจัดการกับ “คน” หรือสิ่งมีชีวิต (สุขลักษณะ และสร้างนิสัย) และในแต่ละ ส. มีคำสำคัญ (keywords) ต่อความสำเร็จในการเพิ่มประสิทธิภาพ
อำนวยความสะดวกให้ผู้ทำกิจกรรม 5ส ทำงานได้เร็วยิ่งขึ้น ดังนั้น มาดูตั้งแต่ ส. ตัวแรกพร้อมกัน
1) ส.สะสาง มีคำสำคัญ 3 คำ คือ (1) สำรวจ (2) แยกแยะ และ (3) ขจัด เป็นการนำสิ่งของที่ไม่จำเป็นต่อการทำงานออกไป สำรวจสิ่งใดจำเป็นให้เก็บไว้ แยกของที่ไม่จำเป็นออกไปบริจาค รีไซเคิล หรือให้นำกลับไปใช้ประโยชน์ใหม่เฉพาะเท่าที่จำเป็นเท่านั้น
2) ส.สะดวก มีคำสำคัญ 3 คำ คือ (1) กำหนดสิ่งจำเป็น (2) แบ่งเป็นหมวดหมู่ และ (3) จัดเก็บเป็นระบบ เป็นการเน้นความปลอดภัยและอาชีวอนามัยในการทำงาน กำหนดระบบและจัดหมวดหมู่ทำให้ค้นหาง่ายและรวดเร็วเมื่อต้องการใช้งาน
3) ส.สะอาด มีคำสำคัญ 3 คำ คือ (1) กำหนดพื้นที่รับผิดชอบ (2) หาสาเหตุของความสกปรก และ (3) การปัด กวาด เช็ด ถู เป็นการเน้นความสะอาดของพื้นที่ รวมถึงวัสดุ อุปกรณ์ หรือเครื่องมือในการทำงาน นอกจากจะสะอาดแล้วยังต้องบำรุงรักษาให้สมบูรณ์พร้อมใช้งาน
4) ส.สุขลักษณะ มีคำสำคัญ 2 คำ คือ (1) ปลอดภัยไม่ก่อโรค และ (2) มีระเบียบ เป็นการเน้นที่ตัวบุคคล ไม่ใช่เน้นที่สิ่งของหรือพื้นที่ การรักษาความสะอาดของสถานที่ ด้วยการสะสางสิ่งที่ไม่จำเป็น ทำให้การทำงานสะดวกราบรื่น ไม่เป็นที่รกหูรกตา
ไม่ก่อให้เกิดบรรยากาศการทำงานที่เต็มด้วยมลพิษรอบด้าน
5) ส. ตัวท้ายสุด ส.สร้างนิสัย มีคำสำคัญ 3 คำ คือ (1) มีทัศนคติที่ดี (2) มีจิตสำนัก และ (3) ทำจนเป็นกิจวัตร เป็นการเน้นสร้างความสม่ำเสมอของตัวบุคคลจนติดเป็นนิสัยส่วนบุคคลที่มีต่อการดำเนินกิจกรรม 5ส เห็นประโยชน์ของกิจกรรมมากกว่ามองเป็นเรื่องเสียเวลา
มีความตระหนักเสมอว่าพื้นที่ต้องสะอาด สะดวก เหมาะแก่การทำงาน
ในมุมของประโยชน์ที่จะได้รับจากกิจกรรม 5ส ประการสำคัญที่สุด คือ การทำงานเป็นทีมและมีส่วนร่วมในการทำกิจกรรมด้วยเป้าหมายและกระบวนการเดียวกัน เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลของงาน สภาพแวดล้อมเอื้อต่อการทำงาน
ไม่เป็นที่สะสมของเชื้อโรค ลดความสิ้นเปลืองของต้นทุนและเวลา และเกิดความสันติสุขภายในองค์กร อย่างไรก็ตาม กิจกรรม 5ส ต้องมีการจดบันทึกสภาพก่อนและหลังลงมือทำ 5ส การช่วยกันวิเคราะห์และวางแผนการทำ 5ส ตลอดทั้งปี และมีการประเมินผลการทำกิจกรรมด้วย
ปัญหาที่พบบ่อยครั้งของกิจกรรม 5ส คือ คนในองค์กรขาดการดำเนินกิจกรรมอย่างต่อเนื่อง มองการทำกิจกรรม 5ส เป็นภาระมากกว่าเป็นกิจวัตรส่วนตัว และที่น่าแปลกใจอีกเรื่อง คือ มีการประกวดและการตรวจกิจกรรม 5ส ภายในองค์กร
เมื่อใกล้วันที่จะมีการตรวจกิจกรรม 5ส ก็เพิ่งสะสางพื้นที่กันก่อนไม่กี่วัน ซึ่งการดำเนินการกิจกรรม 5ส ที่ถูกต้องนั้น ต้องทำทุกวันเหมือนเป็นกิจวัตรประจำวัน ไม่ต้องรีรอ
ในท้ายนี้ จากวันที่ 5S เข้ามาเมืองไทย จนกระทั่งแปลงร่างเป็น 5ส กิจกรรมนี้ยังได้รับความนิยมและยังดำเนินการในแต่ละหน่วยงาน สร้างตัวชี้วัด และมอบรางวัลเป็นกำลังใจแก่ผู้ทำ 5ส ยอดเยี่ยม หากกิจกรรม 5ส สามารถเข้าถึงความเป็น ส.สร้างนิสัย
เชื่อว่าระบบการบริหารจัดการของเมืองไทยจะต้องดีและพัฒนาเป็นรูปแบบใหม่ ๆ ได้
แหล่งอ้างอิงและอ่านเพิ่มเติม
* Editor. “เรื่องน่ารู้เกี่ยวกับ 5ส”. เข้าถึงได้จาก https://www.tpa.or.th/writer/read_this_book_topic.php?bookID=91&read=true&count=true
* สำนักงานเลขาธิการคณะรัฐมนตรี. “มติคณะรัฐมนตรี เรื่องการกำหนดเป้าหมายการดำเนินการพัฒนาระบบมาตรฐานสากลของประเทศไทยด้านการจัดการและสัมฤทธิผลของงานภาครัฐ”. เข้าถึงได้จาก https://resolution.soc.go.th/?prep_id=130440