อีกไม่นานก็จะสิ้นสุดปี 2019 แล้ว สิ่งที่เคยตั้งใจไว้เมื่อต้นปีว่าจะทำ ได้ขีดฆ่าจนครบแล้วหรือยัง ไม่ว่าจะเป็นการพาครอบครัวไปเที่ยว นัดเจอแก๊งเพื่อนเก่า เริ่มโปรเจกต์สนุกๆ หลายคนมีแผนและเตรียมทุกอย่างไว้พร้อมแล้ว จะขาดก็แต่ “เวลา” ในการทำเท่านั้น วันนี้ Mango Zero เลยมีวิธีการในการจัดเวลามาฝาก รับรองว่าแม้จะเหลือแค่สองเดือนก็ทำทัน!
เครื่องมือในการจัดการเวลานี้ ไม่ต้องใช้ทักษะอะไรเป็นพิเศษ ไม่ต้องมีซื้ออุปกรณ์อะไรเพิ่มเติม เพราะวิธีการที่ว่านี้ก็คือการทำ “Time Boxing” นั่นเอง
Time Boxing คืออะไร
หลายคนเมื่อได้รับโปรเจกต์อะไรสักอย่าง มักจะจดจ่อจนกว่าจะเสร็จ หรืออาจทำควบคู่กับการทำอย่างอื่น (Multitasking) แต่ไม่ว่าจะทำรูปแบบไหน หากไม่มีการจดไว้เป็นลายลักษณ์อักษร อาจมีการเผลอลืมทำบางอย่าง หรือใช้เวลากับบางสิ่งมากเกินไปได้
Time Boxing เป็นเครื่องมือจัดเวลา ให้เราสามารถทำทุกอย่างได้ครบตามที่ต้องการ ทันตามกำหนด และไม่เสียเวลากับการทำสิ่งที่ไม่จำเป็นนั่นเอง ซึ่งไม่ต้องใช้เครื่องมืออะไรเลย แต่เป็นการวางแผนล้วนๆ
วิธีการทำ Time Boxing
กำหนดสิ่งที่ต้องทำในแต่ละวันล่วงหน้าไว้เป็นสัปดาห์
ช่วงวันหยุดสุดสัปดาห์ก่อนจะถึงอาทิตย์ถัดมา ลองหาเวลาว่างสักหนึ่งหรือสองชั่วโมงเพื่อกำหนดสิ่งที่ต้องทำ ควรแบ่งเป็น
- สิ่งที่สำคัญและเร่งด่วน เช่น งานด่วนที่ต้องส่งลูกค้า เรื่องฉุกเฉินที่แทรกเข้ามา
- สิ่งที่สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน เช่น การพัฒนาตัวเอง ความสัมพันธ์กับคนสำคัญ
- สิ่งที่เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ เช่น การประชุมเล็กๆ ที่ไม่จำเป็น อัพเดตเรื่องคนอื่น
- สิ่งที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน เช่น การเล่นโซเชียลมีเดียมากกว่าสองชั่วโมงต่อครั้ง
(สามารถอ่านเพิ่มเติมได้ ที่นี่ ) และอย่าลืมกิจกรรมสำคัญ หรือวันพิเศษที่จะเกิดขึ้นด้วยนะ
เขียนTo do list ตั้งแต่ระดับใหญ่สุดจนถึงสิ่งเล็กๆ
การที่จะออกมาเป็นผลงานแต่ละชิ้น ต้องใช้เวลาและการประกอบกันของการทำหลายสิ่ง ดังนั้นเพื่อการวางแผนที่มีประสิทธิภาพของ Time Boxing อย่าลืมเขียนขั้นตอนของแต่ละอย่างแบบละเอียด ยิ่งระบุหมดเท่าไหร่ ก็ยิ่งสามารถบอกได้ว่าเวลาที่ใช้ไปนั้นคุ้มค่าหรือไม่ เช่น หากจะทำการ์ดสักหนึ่งชิ้น ควรกำหนดเวลาตั้งแต่ออกไปซื้อของ หารูปภาพต้นแบบ ไปจนถึงการทำออกมาจริงๆ
กำหนดช่วงเวลาในการทำ เว้นระยะงานด่วนที่จำเป็นแทรกเข้ามา
หลังจากกำหนดเป้าหมาย และวิธีการไปถึงเป้าหมายแล้ว ขั้นที่สำคัญที่สุดคือการกำหนดเวลา ลองเขียนเป็นสิ่งที่ต้องทำทั้งหมดให้เสร็จก่อน จากนั้นค่อยลงเวลาตามความเหมาะสม ที่สำคัญอย่าลืมเว้นระยะเวลาว่างเผื่อสำหรับงานด่วนจำเป็นที่มาจากไหนไม่รู้ แต่ต้องเสร็จเดี๋ยวนั้นด้วยนะ ไม่อย่างนั้นระบบเวลาที่วางไว้อาจรวนได้
กลับมาดูว่าเราใช้เวลานั้นอย่างคุ้มค่าจริงหรือไม่
หลังจากวางแผน และทำตามเวลาที่วางไว้แล้ว ก็ถึงเวลาการติดตามผล ดูว่าเวลากำหนดไว้เหมาะสมแล้วหรือยัง อันไหนให้น้อยเกินไป อันไหนทำแล้วเหลือเวลาว่างอย่างมหาศาล จากนั้นก็นำผลที่ได้มาปรับใช้ในอาทิตย์ต่อๆ ไป เท่านี้ก็จะใช้เวลาอย่างคุ้มค่ามากขึ้นอีหลายเท่าตัว
ทริคเล็กๆ ทำงานได้โดยไม่ล้าด้วยวิธี “Pomodoro”
แม้ชื่อจะดูยาก แต่วิธีการนั้นแสนง่าย เพียงแค่ใช้นาฬิกาจับเวลา ทำงาน 25 นาที(ระหว่างที่ทำต้องไม่วอกแวกเล่นโทรศัพท์ หรือทำอย่างอื่นนะ) หลังจากนั้นพัก 5 นาที แล้วจึงค่อยเริ่มทำงานใหม่ 25 นาที ทำแบบนี้ 4 ครั้ง แล้วพักยาวๆ 15 – 30 นาที ถือเป็น 1 รอบ การทำแบบนี้จะทำให้มีสมาธิจดจ่อกับงานได้ดีขึ้น และไม่ทำให้สมองไม่เหนื่อยล้าจนเกินไป เพราะมีเวลาในการทำงานและพักอย่างพอดีแล้วนั่นเอง
เวลา ทรัพยากรที่ทุกคนมีและคุ้นเคยกันเป็นอย่างดี แต่กลับเอามาใช้ให้เกิดผลลัพท์ที่แตกต่างกันไป บางคนใช้เวลาเพื่อครอบครัว หลายคนนำไปสร้างรายได้ และมีอีกไม่น้อยที่ปล่อยให้มันผ่านไปเฉยๆ
ไม่ว่าจะทำอย่างไร เวลาล้วนเกิดขึ้นและผ่านเลยไปทั้งนั้น ไม่มีครั้งที่สองให้ลองซ้ำ ดังนั้น ก่อนจะทำอะไร อย่าลืมวางแผนให้ดี เพราะทุกนาทีมีค่า ; )
