In focus
- การจัดการโครงการแบบดั้งเดิมมี 3 ขั้นตอนคร่าวๆ คือ 1) พูดคุยวางแผนรายละเอียดงานและความต้องการ 2) ลงมือสร้าง ปรับปรุงแก้ไข เพื่อให้เป็นไปตามเงื่อนไขที่ระบุในข้อแรก 3) ส่งมอบงาน ซึ่งลูกค้าจะมีส่วนร่วมกับโครงการในขั้นตอนแรกคือการวางแผนและระบุเงื่อนไขและขั้นตอนสุดท้ายคือการส่งมอบงาน นับว่ามีความเสี่ยงค่อนข้างมาก เนื่องจากผลลัพธ์สุดท้ายอาจไม่ได้ตอบโจทย์กับความต้องการของลูกค้าที่เปลี่ยนแปลงไป
- แถลงการณ์อไจล์เปรียบเสมือนสำนักคิดใหม่ในการบริหารโครงการ มีจุดกำเนิดจากอุตสาหกรรมพัฒนาซอฟต์แวร์ ประกอบด้วย 12 หลักการพื้นฐาน และ 4 คุณค่าใหม่ โดยเน้นวิธีการทำงานที่ยืดหยุ่นกว่า ให้ความสำคัญกับทรัพยากรบุคคลและปฏิสัมพันธ์ระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย รวมถึงการใช้งานได้จริงของผลงานที่ส่งมอบ มากกว่าเงื่อนไขรายละเอียดที่ระบุไว้ในตอนแรกเริ่ม แนวคิดดังกล่าวได้รับไปประยุกต์ใช้ในการบริหารโครงการโดยเฉพาะการพัฒนาซอฟต์แวร์
- อย่างไรก็ดี อไจล์ไม่เหมาะกับโครงการที่ไม่ต้องการความยืดหยุ่น เช่น โครงการที่มีเป้าหมายเรียบง่าย ชัดเจน หรือโครงการของภาครัฐที่มีขั้นตอนเข้มงวดและต้องการเอกสารครบถ้วน ที่สำคัญคือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งทีมพัฒนา ทีมผู้บริหาร และผู้ว่าจ้างจะต้องเข้าใจวิธีคิดและวิธีทำงานแบบอไจล์ เพราะต้องใช้เวลาในการพูดคุยและตัดสินใจมากกว่าวิธีการบริหารแบบดั้งเดิม
อไจล์ (Agile) แปลความหมายตรงตัวคือ รวดเร็วว่องไว แต่ผู้เขียนเพิ่งได้รับรู้ความหมายใหม่ของคำนี้ภายหลังได้เข้าทำงานในธนาคารข้ามชาติ โดยอไจล์ในความหมายใหม่ คือแนวทางการบริหารโครงการ (project management) ให้รวดเร็วว่องไว และสามารถตอบสนองต่อความเปลี่ยนแปลงของภูมิทัศน์ดิจิทัลและความต้องการของลูกค้าที่หมุนเร็วขึ้นกว่าในอดีต
แนวคิดอไจล์ได้รับการประกาศอย่างเป็นทางการเมื่อ พ.ศ. 2544 โดยโปรแกรมเมอร์ชั้นแนวหน้า 17 ชีวิตที่ประสบปัญหาว่า การบริหารโครงการแบบเก่าไม่สามารถตอบโจทย์กับการพัฒนาซอฟต์แวร์ได้อีกต่อไป เนื่องจากช่องวางระหว่างความต้องการทางธุรกิจซึ่งอ้างอิงความต้องการของลูกค้าที่เปลี่ยนอย่างรวดเร็ว ทำให้ซอฟต์แวร์หรือแอปพลิเคชันที่พัฒนาอย่างเชื่องช้าโดยวิธีการแบบเก่ากลายเป็นโครงการที่ล้มเหลวครั้งแล้วครั้งเล่า
ก่อนที่จะเข้าเรื่องว่าอไจล์คืออะไร ผู้เขียนขอชวนไปทำความรู้จักกับแนวคิดการบริหารโครงการที่ใช้กันมาเนิ่นนานอย่างวิธีน้ำตก (Waterfall Methodology) เสียก่อนจะทำความรู้จักกับอไจล์ แล้วปิดท้ายด้วยการพิจารณาข้อดีข้อเสียของแนวทางบริหารโครงการทั้งสองรูปแบบ ซึ่งต้องขอบอกไว้ก่อนว่า แนวคิดอไจล์ที่ดูจะกลายเป็นคำฮิปๆ ติดปากผู้ประกอบการรุ่นใหม่ อาจไม่ได้เหมาะสำหรับทุกคนและทุกธุรกิจ
บริหารโครงการแบบน้ำตก
การจัดการโครงการแบบดั้งเดิมนั้นค่อนข้างตรงไปตรงมา โดยมี 3 ขั้นตอนคร่าวๆ คือ 1) พูดคุยวางแผนรายละเอียดงานและความต้องการ 2) ลงมือสร้าง ปรับปรุงแก้ไข เพื่อให้เป็นไปตามเงื่อนไขที่ระบุในข้อแรก 3) ส่งมอบงาน
จากขั้นตอนข้างต้น จะเห็นว่าลูกค้า (ไม่ว่าจะเป็นภายในองค์กรหรือภายนอกองค์กร) จะมีส่วนร่วมกับโครงการในขั้นตอนแรก คือการวางแผนและระบุเงื่อนไข และขั้นตอนสุดท้ายคือการส่งมอบงาน ข้อได้เปรียบของการจัดการโครงการในลักษณะดังกล่าวคือความง่ายในการจัดการ เพราะทุกขั้นตอนจะมีรายละเอียดชัดเจน มีกระบวนการในการตรวจสอบความคืบหน้า มีเอกสารครบถ้วนสมบูรณ์ตามกรอบที่กำหนด และส่งมอบได้ตามที่คาดหวังโดยแต่ละทีมอาจไม่ต้องสื่อสารกันมากนัก
ลองจินตนาการง่ายๆ ถึงโครงการก่อสร้างอาคารสักแห่ง บริษัทรับเหมาอาจพูดคุยกับเจ้าของทุนเพียงขั้นตอนแรก คือการออกแบบว่าจะให้ตึกออกมาหน้าตาเป็นเช่นไร ใช้วัสดุแบบไหน มีระยะเวลาและงบประมาณเท่าไหร่ เมื่อพูดคุยเสร็จ ฝ่ายผู้รับเหมาก็ตั้งหน้าตั้งตาทำงานโดยวางแผนเป็นขั้นเป็นตอนให้แต่ละฝ่ายดำเนินการตั้งแต่ถมที่ดิน วางเสาเข็ม จนปิดท้ายด้วยการตกแต่งภายใน เมื่อเสร็จตามเงื่อนไข ผู้รับเหมาก็ส่งมอบงานให้ลูกค้าเป็นอันจบ
ตัวอย่างเส้นเวลาของโครงการด้วยวิธีการแบบน้ำตก (Waterfall Methodology) ภาพจาก devteam.space
อย่างไรก็ดี วิธีการในลักษณะดังกล่าวมีความเสี่ยงค่อนข้างมาก เพราะหากผลงานที่ทำสำเร็จไม่ถูกต้องตรงใจลูกค้า ก็กลายเป็นว่าแรงกายแรงเงินที่ทุ่มทุนลงไปก็อาจสูญเปล่าเมื่อส่งมอบงานแล้วลูกค้าไม่รับ โดยอาจให้เหตุผลว่าไม่ใช่ผลงานอย่างที่ต้องการ หรืออาจรับงานชิ้นนั้น แม้จะไม่พึงพอใจกับผลงานมากนักซึ่งก็ไม่ดีต่อบริษัทผู้พัฒนาโครงการอยู่ดี
กำเนิดอไจล์
ยิ่งในโลกดิจิทัลที่หมุนเร็วมากขึ้น ความต้องการของลูกค้าและภาคธุรกิจเปลี่ยนได้ในระดับรายสัปดาห์ อีกทั้งบ้างครั้งผู้ว่าจ้างเองก็ยังไม่รู้ด้วยซ้ำว่าอยากให้ผลงานที่จะส่งมอบมีหน้าตาเป็นอย่างไร การวางกรอบเงื่อนไขที่ชัดเจนตั้งแต่วันแรกอาจไม่เกิดขึ้น โดยผู้ว่าจ้างอาจต้องการพื้นที่สำหรับปรับเปลี่ยนได้ตลอดทุกขั้นตอน
เมื่อความต้องการเปลี่ยนแปลงไป ย่อมมีที่ว่างสำหรับแนวคิดใหม่ แถลงการณ์อไจล์ (Agile Manifesto) เมื่อ พ.ศ. 2544 ซึ่งเปรียบเสมือนตำราเล่มใหม่ในการบริหารโครงการ มีจุดกำเนิดจากอุตสาหกรรมพัฒนาซอฟต์แวร์ ประกอบด้วย 12 หลักการพื้นฐานและ 4 คุณค่าใหม่ซึ่งมีรายละเอียดดังนี้
1. ปัจเจกชนและปฏิสัมพันธ์สำคัญกว่ากระบวนการและเครื่องมือ
จากแนวคิดเดิมที่เน้นเครื่องมือและกระบวนการเป็นหลัก โดยผู้ร่วมโครงการจะต้องทำตามแนวทางที่วางไว้ อไจล์มองกลับกันโดยเน้นให้ผู้ร่วมทีมเป็นศูนย์กลางและมีอำนาจในการตัดสินใจ เน้นการพูดคุยสื่อสารกันในทีมมากกว่าที่ต้องเดินตามวิถีกระบวนการที่เคร่งครัด เปิดโอกาสให้มีการปรับปรุง แก้ไข เปลี่ยนแปลงได้หากแนวทางอื่นสามารถตอบสนองความต้องการลองลูกค้าได้ดีขึ้น
2. ซอฟต์แวร์ที่ใช้งานได้จริงสำคัญกว่าเอกสารที่ครบถ้วน
วิธีจัดการโครงการแบบเดิมนั้น จะเดินตามการทำเอกสารแต่ละขั้นตอนอย่างเคร่งครัด และจะไม่สามารถเดินหน้าไปอีกขั้นตอนหนึ่งได้หากเอกสารในขั้นตอนก่อนหน้านี้ไม่ได้รับการอนุมัติอย่างครบถ้วนสมบูรณ์ อไจล์ให้ความสำคัญกับประเด็นเหล่านั้นเป็นเรื่องรอง โดยเน้นการใช้งานได้จริงของสินค้าที่จะส่งมอบมากกว่า
3. ความร่วมมือกับลูกค้าสำคัญกว่าการต่อรองเกี่ยวกับสัญญา
ดังที่ระบุไว้ข้างต้น วิธีบริหารโครงการแบบน้ำตกจะต้องมีการตกลงรายละเอียดยิบย่อยของสิ่งที่จะต้องส่งมอบระหว่างผู้ว่าจ้างและทีมพัฒนา โดยขั้นตอนดังกล่าวจะต้องเสร็จสิ้นกระบวนความก่อนที่จะตกลงเซ็นสัญญาและเริ่มเดินหน้า ในทางกลับกัน อไจล์เปลี่ยนรูปแบบความสัมพันธ์ระหว่างผู้ว่าจ้างและทีม พัฒนาเป็นการร่วมมือกัน โดยอาจตกลงเพียงขอบเขตกว้างๆ ก่อนเริ่มงาน และให้ผู้ว่าจ้างหรือผู้ที่จะใช้งานที่ส่งมอบมานั่งอยู่ในทีมพัฒนา เพื่อให้ผลงานที่ส่งมอบในตอนท้ายตอบโจทย์ผู้ใช้งานมากที่สุด
4. การตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลง สำคัญกว่าการทำตามแผนที่วางไว้
การเปลี่ยนแปลงรายละเอียดงานที่ต้องส่งมอบ อาจถูกมองว่าเป็นค่าใช้จ่ายทั้งแรงและเวลาสำหรับการบริหารจัดการแบบเดิมที่คล้ายกับการต่อจิ๊กซอว์ ซึ่งชิ้นส่วนก่อนหน้านี้ต้องเสร็จสมบูรณ์เสียก่อน การรื้อมาแก้ไขจึงยุ่งยากและน่ารำคาญใจ แต่ในมุมมองของอไจล์ การเปลี่ยนแปลงคือการพัฒนาสินค้าที่ส่งมอบ ณ ปลายทาง เป็นการเพิ่มคุณค่าและความพึงพอใจให้กับลูกค้า
อ่านถึงตรงนี้แล้วอย่าเพิ่งขมวดคิ้วว่าจะเป็นไปได้อย่างไร รูปแบบหนึ่งในทางปฏิบัติ อไจล์คือการย่นย่อวัฎจักรของโครงการแบบน้ำตก 3 ขั้นตอนคือลงรายละเอียด ดำเนินการ และส่งมอบ ให้เป็นวงจรย่อยๆ หลายครั้งตลอดอายุโครงการ
เส้นเวลาของโครงการเปรียบเทียบระหว่างการจัดการแบบน้ำตกและการจัดการด้วยการประยุกต์แนวคิดอไจล์ ภาพจาก gantpro.com
ตัวอย่างเช่น โครงการพัฒนาแอปพลิเคชันจองคิวหนึ่งโปรแกรม ผู้ว่าจ้างให้เวลาในการพัฒนา 6 เดือน หากใช้วิธีแบบดั้งเดิมนั้น ทีมพัฒนาอาจวางแผนโดยลงรายละเอียดสิ่งที่ลูกค้าต้องการ 1 เดือน พัฒนาแอพลิเคชัน 5 เดือน และเผื่อเวลา 1 เดือนในการส่งมอบและทดลองใช้งานจริง แต่หากเป็นวิธีแบบอไจล์ อาจแบ่งเวลา 6 เดือนนั้นเป็น 3 วงจรซึ่งมีการวางแผน พัฒนา และทดลองใช้งานย่อยๆ รอบละ 2 เดือน โดยทุกๆ 2 เดือนจะมีตัวอย่างแอปพลิเคชันให้ลูกค้าลองใช้งาน เพื่อรับฟังผลตอบรับและนำมาแก้ไขใน 2 เดือนถัดไป เมื่อครบ 6 เดือนจึงส่งมอบแอปพลิเคชันที่เสร็จสมบูรณ์
หากเทียบแบบหมัดต่อหมัด จะเห็นว่าอไจล์ยืดหยุ่นกว่า และตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าได้มากกว่า เพราะได้รับความเห็นจากลูกค้าหรือผู้ใช้งานทุกช่วงเวลาสั้นๆ ทำให้ทีมพัฒนาสามารถดำเนินการแก้ไขและเดินไปในทิศทางที่ตอบโจทย์ลูกค้ามากที่สุด กล่าวคือ ลดความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้นในช่วงส่งมอบผลงานครั้งสุดท้ายนั่นเอง
อย่างไรก็ดี หัวใจของอไจล์คือวิธีคิดว่าด้วย 12 หลักการพื้นฐานและ 4 คุณค่า ส่วนการนำไปปฏิบัติจริงนั้นมีหลากหลายวิธี ขึ้นอยู่กับการปรับใช้ของแต่ละองค์กรนั่นเอง
อไจล์ไม่เหมาะกับใคร
ถ้าจะตอบแบบกำปั้นทุบดิน อไจล์ไม่เหมาะกับโครงการที่ไม่ต้องการความยืดหยุ่น เช่น โครงการที่มีเป้าหมายเรียบง่าย ชัดเจน ไม่ยุ่งยาก โครงการของภาครัฐที่มีขั้นตอนเข้มงวดและต้องการเอกสารครบถ้วน หรือโครงการโดยผู้ว่าจ้างที่รู้สึกสบายใจกับการทำงานด้วยวิธีการแบบดั้งเดิมมากกว่า คือโยนรายละเอียดและเงื่อนไขให้ตอนทำสัญญา และรอลุ้นผลลัพธ์ในตอนท้าย
หัวใจสำคัญของอไจล์ คือ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ทั้งทีมพัฒนา ทีมผู้บริหาร และผู้ว่าจ้างจะต้องเข้าใจวิธีคิดและวิธีทำงานแบบอไจล์ ต้องช่วยระดมความคิด และอาศัยการตัดสินใจสำคัญหลายครั้งตลอดโครงการ ซึ่งจะแตกต่างจากวิธีแบบน้ำตกซึ่งตัดสินใจเสร็จสรรพในตอนต้นเพียงครั้งเดียว เงื่อนไขดังกล่าวทำให้ทุกฝ่ายต้อง “ซื้อ” วิธีคิดแบบอไจล์ และยอมใช้เวลาพูดคุยกันเพื่อให้ผลงานในตอนท้ายตรงใจที่สุด
สำหรับผู้เขียน อไจล์เป็นวิธีคิดที่น่าสนใจไม่น้อยหากจะนำมาปรับใช้กับโครงการ เพื่อ ‘ค้นหา’ สินค้า บริการ หรือแนวทางใหม่ๆ ซึ่งจะทำให้ผลลัพธ์ที่ได้ในตอนท้ายไปได้ไกลกว่า และได้รับข้อมูลจากลูกค้ามากกว่าวิธีจัดการโครงการแบบดั้งเดิม อย่างไรก็ดี อไจล์ก็เปรียบเสมือนสำนักคิดหนึ่ง ซึ่งเหมือนเสื้อฟรีไซส์ที่ไม่ได้เหมาะสำหรับทุกคน
เอกสารประกอบการเขียน
