หลายครั้งที่การทำงานแบบลุกเป็นไฟของใครหลายคน มักถูกขัดจังหวะด้วยคำว่า “อีกสักครู่เราจะประชุมกัน” แต่เมื่อเข้าไปทีไร สุดท้ายก็ได้แต่เข้าไปนั่งเงียบๆ ทำงานต่อก็ไม่ได้ เสนอความคิดใดๆ ก็ไปไม่ถึงหัวหน้าอยู่ดี หากมีปัญหาหนักใจแบบนี้ เราขอนำเสนอวิธีที่จะทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้น เพราะเราเชื่อว่าทุกนาทีมีค่า!
บอกเวลาที่ชัดเจนก่อนประชุม
โดยปกติแล้ว การประชุมทุกครั้งควรมีการนัดที่แน่นอน และเกิดขึ้นอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้คนอื่นๆ ในทีมสามารถจัดสรรเวลามาเข้าร่วมได้ เช่น การประชุมทุกเช้าวันจันทร์เพื่ออัพเดตหน้าที่ประจำสัปดาห์ หรือประชุมทุกเย็นวันศุกร์เพื่อดูความคืบหน้าของงาน
ทริคเล็กน้อยในการป้องกันการลืมเข้าร่วมการประชุม คือการส่งคำเชิญนัดหมายผ่านทางเมลล์ หากอีกฝ่ายตอบตกลง วันนัดหมายก็จะถูกบันทึกในปฎิทินออนไลน์ทันที เมื่อถึงเวลาประชุม ระบบจะแจ้งเตือนล่วงหน้า เพื่อให้ไม่พลาดการประชุมนั่นเอง
มีหัวข้อก่อนประชุมทุกครั้ง
ก่อนประชุมควรมีการเขียนให้ชัดถึงจุดประสงค์ในการประชุมแต่ละครั้ง ว่าเป็นการแจ้งเฉยๆ เป็นการเบรนสตอร์มหาไอเดีย หรือเป็นการมอบหมายงานในแต่ละโปรเจ็ค
การรู้หัวข้อก่อนประชุมนอกจากจะทำให้ไม่เกิดอาการเดดแอร์ไม่รู้จะทำอะไรในที่ประชุมแล้ว ยังทำให้สมาชิกแต่ละคนสามารถเตรียมตัวล่วงหน้าได้อีกด้วย
เข้าร่วมเฉพาะคนที่จำเป็นเท่านั้น
การประชุมแต่ละครั้ง ควรเรียกเฉพาะคนที่เกี่ยวข้องจริงๆ เท่านั้น การเรียกหมดทุกคน และทุกครั้ง โดยที่บางคนไม่ได้ออกความเห็นอะไรเลย จะยิ่งทำให้งานส่วนอื่นๆ ล่าช้ามากขึ้นไปอีก
โดยการเรียกประชุมรวม อาจจะมีได้เมื่อเป็นครั้งสุดท้ายที่ทุกสิ่งอย่างถูกสรุปไว้แล้ว และเป็นการประชุมเพื่อแจ้งให้ทราบแบบสั้นๆ เท่านั้น น่าจะเป็นการดีกว่า
ลองเปลี่ยนไปประชุมนอกห้องดูบ้าง
หากการประชุมเต็มไปด้วยเรื่องชวนง่วงน่าเหนื่อยหน่าย ลองเปลี่ยนบรรยากาศไปประชุมนอกสถานที่ อย่างสวนสาธารณะใกล้ๆ หรือเปลี่ยนเป็นยืนประชุมดูบ้าง การได้เปลี่ยนวิธีใหม่ๆ จะสร้างความน่าตื่นเต้น ทำให้การประชุมสนุกขึ้น และทำให้ทุกคนมีความกระตือรือร้นมากขึ้นได้
งานวิจัยจาก Sociometric Solutions บริษัทที่ศึกษาเกี่ยวกับสภาพแวดล้อมในการทำงานพบว่า คนที่เรามีปฎิสัมพันธ์ด้วยมากที่สุดเมื่อตอนทำงาน คือคนที่นั่งข้างกัน และการเปลี่ยนที่นั่งไปเรื่อยๆ มีโอกาสสร้างแนวความคิดหรือนวัตกรรมใหม่ๆ ได้ ซึ่งหลักการนี้ สามารถนำมาปรับใช่การเปลี่ยนทีประชุมได้เช่นเดียวกัน
ให้เวลากับการประชุมเต็มที่
ในการประชุมแต่ละครั้งควรปิดเครื่องมือสื่อสาร งดการทำงานแบบ Multitaslk หรือทำหลายๆ อย่างพร้อมกัน ไม่ว่าจะเป็นการฟังรายงานไปด้วย ร่างอีเมลล์หาลูกค้าไปด้วย หรือการแสดงความเห็นแบบแอบเล่นโซเชียลมีเดียก็ตาม เพราะจะทำให้ประสิทธิภาพของการฟังและมีส่วนร่วมต่างๆ ลดลงไปมากกว่าครึ่ง ดังนั้นอดทนโฟกัสอยู่กับการประชุมแบบ 100% แล้วจะพบว่าการประชุมครั้งนั้นเสร็จเร็วขึ้นอีกเยอะ
5 นาทีสุดท้ายสำหรับการสรุปหัวข้อ
การสร้างความเข้าใจที่ตรงกันหลังจบการประชุม เป็นเรื่องที่สำคัญมาก ดังนั้นจึงควรใช้เวลา 5-10 นาทีสุดท้ายก่อนเลิกประชุม เพื่อสรุปสิ่งที่ได้ในการประชุมในครั้งนี้และควรมีการทำโน๊ตสั้นๆ สรุปสิ่งที่แต่ละคนต้องทำ เป็นการเตือนแบบชัวร์ๆ และป้องกันความเข้าใจผิดที่อาจเกิดขึ้นได้
ที่มา : LifeHack
