เมื่อเราพูดถึงการทำงานให้ได้ Productivity นั้น ก็จะมีเครื่องมือหรือแนวทางหลายๆ อย่างที่มักถูกแนะนำกันอยู่เสมอเพื่อให้การทำงานของเราราบรื่น ได้งาน และลดการเจอปัญหาต่างๆ โดยไม่จำเป็น ซึ่งหลายๆ อย่างนั้นก็คือการปรับพฤติกรรมของตัวเราให้เริ่มทำอะไรบางอย่าง
เราลองมาดูกันดีกว่าว่ามีพฤติกรรมอะไรบ้างที่เราน่าจะริเริ่มทำ เพื่อให้ชีวิตการทำงานของเราดีขึ้นกว่าเดิม
1. พกสมุด / จดบันทึกอยู่เสมอ
หนึ่งในสิ่งที่ผมมักแนะนำทีมงานของผมบ่อยๆ คือการพกสมุดจดไปประชุมหรือคุยงานเสมอ และหมั่นจดหัวข้อหรือรายละเอียดสำคัญๆ อยู่เรื่อยๆ เพราะการพยายามจะจำทุกอย่างนั้นเป็นสิ่งที่ทำได้ไม่ง่ายนักในการทำงานที่เดี๋ยวก็มีเรื่องมากวน มาดึงสมาธิอยู่เรื่อยๆ
การพกสมุดจดไปจดสิ่งต่างๆ ก็ช่วยทำให้เราลดความเสี่ยงที่จะลืมโน่นลืมนี่ได้ รวมทั้งการมีกระดาษโน๊ตที่โต๊ะทำงานไว้จดสิ่งที่มีคนมาคุยงาน ฝากงานต่างๆ ด้วยเช่นกัน
2. เคลียร์อีเมล์ให้เป็นระบบ
อีกเรื่องที่หลายๆ คนมักใช้เป็นเทคนิคในการทำงานยุคดิจิทัลคือการทำ Zero-Mailbox หรือการจัดการให้อีเมล์ของเรานั้นให้มีประสิทธิภาพ ไม่มีเมล์ค้างเพราะอาจจะทำให้เราตกหล่นกับเรื่องสำคัญที่เรายังไม่ได้อ่านได้ ซึ่งนั่นก็เป็นเรื่องของการตั้งกฏการอ่าน / เช็ค / ตอบอีเมล์ของแต่ละคน เช่นการตั้งรอบการเช็คอีเมล์ว่าจะใช้เวลาช่วงไหน ใช้เวลาเท่าไร การจัดระเบียบเมล์ให้เป็นประเภทต่างๆ รวมทั้งการจัดลำดับความสำคัญของเมล์เพื่อให้ง่ายในการประเมินและตอบกลับ เป็นต้น
3. ทำ To-do-list
อันนี้น่าจะเป็นเทคนิคยอดนิยมที่แนะนำกันในแทบทุกหนังสือ How-to ก็ว่าได้ เพราะการทำ To-do-list นั้นช่วยให้เราลดการพยายามจำว่าแต่ละวันจะต้องทำอะไรบ้าง (และเราก็มักลืมบ่อยๆ) อีกทั้งเมื่อมีการทำ To-do-list ก็ช่วยให้เรามีเวลาในการเห็นภาพว่าในแต่ละวันนั้นเราจะต้องดำเนินการเรื่องอะไรบ้าง อะไรเป็นเรื่องด่วน เรื่องสำคัญ และต้องให้น้ำหนักก่อนเป็นต้น ซึ่งนั่นจะช่วยให้เราบริหารเวลาต่างๆ ได้มีประสิทธิภาพมากขึ้นไปด้วยนั่นเอง
4. เปิดโหมด Do not disturb ในมือถือ / ปิด Notification
อีกเรื่องที่มักทำให้เราเสียสมาธิและไม่ได้ทำงานกันต่อเนื่องก็คือการมีอะไรมากวน เช่นมี LINE เด้งมา โทรศัพท์เข้ามา เป็นต้น และนั่นทำให้เราทำงานหลายๆ อย่างต้องหยุดชะงัก ครั้นกลับมาก็ต่อไม่ติด ซึ่งบางออฟฟิศอาจจะใช้วิธีย้ายตัวเองไปนั่งทำงานเงียบๆ สักที่ แต่ในกรณีที่คุณไม่สามารถย้ายโต๊ะทำงานได้แล้วก็อาจจะใช้วิธีการปิดเสียงมือถือ ปิดการแจ้งเตือนต่างๆ เพื่อไม่ให้มีเสียงเตือนมาทำให้เขวไปจากงาน เช่นเดียวกับการปิด Notification ไม่ให้มากวนระหว่างทำงานบนหน้าจอคอมพิวเตอร์
