การประชุมเป็นกิจกรรมที่ใช้เวลาเยอะมากในการทำงานจนบางทีก็อาจจะเยอะเสียจนไม่ได้ทำงานกันเป็นเรื่องเป็นราว ต้องเอาตัวงานจริงๆ กลับมาทำงานต่อที่บ้านหรือทำหลังเลิกเวลางาน ปัญหาเหล่านี้มักเกิดขึ้นจากการประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพ ใช้เวลาเกินจำเป็น ไม่ได้ข้อสรุป ฯลฯ และนั่นทำให้เกิดความสิ้นเปลืองทั้งเวลาและทรัพยากรต่างๆ อย่างที่ไม่ควรจะเป็น
แล้วเราจะแก้ปัญหานี้กันอย่างไรได้บ้าง? มันก็พอมีหลักการและไกด์การประชุมที่มีประสิทธิภาพอยู่บ้างซึ่งถ้านำไปใช้ก็จะทำให้การประชุมนั้นได้งานและใช้เวลาน้อยลงนะครับ
1. เอาคนที่จำเป็นเข้าประชุมเท่านั้น
การเอาคนเยอะๆ เข้ามาไม่ใช่ว่าจะทำให้เกิดประสิทธิภาพแต่อย่างใด หากแต่อาจจะกลายเป็นการดึงคนไม่จำเป็นเข้าประชุม เข้ามาก็ไม่ได้เพิ่มไอเดียหรือทำให้เรื่องที่ประชุมเดินไปข้างหน้าได้ และมักจะเกิดการนั่งฟังไปเฉยๆ ไม่ก็หยิบคอมพิวเตอร์มาทำงานเพราะไม่ได้มีส่วนร่วมอะไรกับการประชุม กลายเป็นการเสียเวลาโดยใช่เหตุ
ฉะนั้นแล้ว การจะประชุมอะไรสักอย่าง ควรเลือกเฉพาะคนที่จำเป็นจริงๆ คนที่มีอำนาจการตัดสินใจ คนที่เกี่ยวข้องโดยตรง คนที่ต้องนำเสนอหรือตอบคำถามต่างๆ เป็นต้น
2. กำหนดเรื่องที่จะประชุม มีหัวข้อหลักและย่อยที่ชัดเจน
สิ่งที่เรามักจะเจอคือการบอกว่าวันนี้จะประชุมเรื่องอะไร แต่ไม่ได้บอกหัวข้ออะไรเลย ประมาณว่าเป็นการบอก “คร่าวๆ” แล้วก็เป็นการคุยกันไปเรื่อยโดยไม่ได้มีจุดมุ่งหมาย หรือประเด็นอะไรบ้างที่ต้องถกกัน
ด้วยเหตุนี้ การกำหนดวาระการประชุม กำหนดรายละเอียดต่างๆ และส่งให้กับผู้ร่วมประชุมล่วงหน้าก็จะช่วยให้คนเข้าประชุมรู้ว่าจะต้องเตรียมตัวอะไรมาก่อน จะมีการคุยอะไรบ้าง และทำให้การประชุมดำเนินไปตามกรอบที่ตั้งไว้ ไม่เรื่อยเปื่อยและวกไปวนมา
3. มีคนควบคุมการประชุม
การประชุมประเภทเอาคนมารวมๆ กันแล้วก็คุยกันไปเรื่อยๆ นั้นก็มักจะเป็นการประชุมที่เกิดปัญหาว่าไม่มีใครคุมประเด็น ไม่มีคนนำว่าจะคุยเรื่องไหน จะโฟกัสหัวข้ออะไร หรือแม้กระทั่งเรื่องสำคัญอย่างการควบคุมเวลาให้การประชุมกระชับ ไม่เยิ่นเย้อ
ฉะนั้นแล้ว ก่อนการประชุมจะเริ่มก็ควรจะมีการตกลงกันเสียก่อนว่าใครจะเป็นผู้นำประชุม มีบทบาทหน้าที่อย่างไร และให้คนที่เข้าร่วมประชุมรับทราบพร้อมกับให้ความร่วมมือเมื่อผู้นำประชุมขอความร่วมมือต่างๆ เช่นให้โฟกัสประเด็นไหนก่อน ตลอดไปจนการเลือกว่าจะให้ใครเป็นคนพูด นำเสนอ สรุป ฯลฯ
4. สรุปการประชุม
สิ่งที่ผมมักจะเห็นบ่อยๆ คือประชุมเสร็จแล้วก็ไม่ได้มีการสรุปว่าการประชุมนี้ได้อะไร เกิดอะไรขึ้น มีประเด็นไหนที่พูดคุย ตกลงกัน แล้วหลังจากที่จบประชุมไปก็จะหลงๆ ลืมๆ กันอยู่เสมอ ทำให้ต้องกลับมาประชุมกันใหม่อยู่อีกหลายครั้ง
นั่นทำให้เราควรจะมีการสรุปการะชุม (หรือบางคนก็อาจจะต้องมีบันทึกการประชุมกันเลย) เพื่อที่จะได้รับทราบทั่วกันว่าเราได้ข้อสรุปอะไรกันบ้าง มีอะไรที่คืบหน้า มีเรื่องไหนที่ต้องหาข้อมูลเพิ่มเติมหรือจะมาติดตามต่อในการะประชุมครั้งต่อไป และส่งบทสรุปเหล่านี้ให้กับผู้ร่วมประชุมภายหลังเพื่อจะได้ใช้อ้างอิงต่อไปได้ในอนาคต
จริงๆ การประชุมให้มีประสิทธิภาพนั้นยังมีเทคนิคอีกมากมายซึ่งจะขอหยิบมาเล่าในบทความต่อๆ ไปอีกนะครับ
