進入職場後，所有溝通都用Email進行，因此要怎麼寫得大方得體、字眼是否正確、怎麼挑選字詞的使用，是一個大學問。以下是一些需要注意的寫email技巧，有些字眼要小心使用！
Photo from Pinterest
1. 用 Changed 取代 Delayed
Email 的標題好重要，因為決定了收件人第一次接觸到信息的感受、態度，甚至決定了要不要讀這封信。寫標題不能使用會帶來負面情緒的字眼，例如要寫一封「計劃有變」的通知信，標題要避免使用 cancel 或 delayed，因為「取消」和「延遲」都令人失望，甚至讓人不經意地想咎責，因此建議用 changed 、rescheduled、altered、revised 來表達「有所更動」。例如「Delay in the project schedule」試改成「Changes in ABC project schedule」，整個意思不同了。
Photo from Pinterest
2. 懂得運用簡單字眼才是關鍵
不要怕使用簡單的字眼，因為直觀且正確的傳達信息是商業 Email 的最終目標。如果使用較難的字便可能在閱讀過程中失真，要收件人自行詮釋所要表達的意思，都不是好的用語。
Photo from Pinterest
3. 多使用中性形容詞
若不小心有了失誤，記得要避免使用具有透露情緒的字眼，要多使用中性形容詞，例如第一句中的 unfortunate 和 wrong ，有著「不幸」和「錯誤」等絕對性質，同時亦透露出個人情緒的字眼。雖然道歉感十足，但姿態可以更親切圓融。
It’s really unfortunate that we made the wrong appointment for you. Please email us your schedule and we will rearrange the time.
試改成正面回覆：
I am so sorry about the confusion. We may have mixed up the calendar and accidentally scheduled you for today instead of tomorrow. Let me know what times work best for you, and I will happily rearrange to fit you in.
Photo from Pinterest
4. 要站在收件人立場去寫
很多時候我們都習慣站在「以書寫者為主」的立場上去寫，用了許多第一人稱的「I」與「We」，予人自我中心感十足，難免引起反感。若站在讀者角度去寫信，便會讓人感到被尊重，也因此更願意讀信。例如「I want to ask you a question.」試改成「You are highly recommended by my colleagues.」或「I hear you are the person to speak to about.」
Photo from Pinterest
另外，當信件有負面意涵時，要注意不要使用讀者為中心的寫法，而是用寫者中心的寫法才能降低責備意味。
You will need to send us the following missing information because you sent us incomplete data.
試改成：
I don’t have the information needed to complete your transaction. I would appreciate it if you could send me the following information.
Text：TopBeauty Editorial