推薦信一般分為兩類，第一類是Reference letter，是一封比較普通的文件，大部分是由人力資源部撰寫，內容主要列明任職的工作年期及職位等資料，有些亦可能不會註明員工的名字。
撰文：Ken Ng （KEN哥哥）｜圖片：Unsplash
第二種就是Letter of recommendation，此推薦信通常都是由直屬上司撰寫，所以能夠提供Letter of recommendation，遠遠比只有Reference letter的求職者優勝得多。
Reference letter毋須寫得講究
由於Reference letter通常都是人力資源部以公司的名義發出，很多公司都有一個既定的樣板，所以Reference letter的內容要求毋須過分講究，直接說出申請者的要求就可以了。
以下有兩個樣板以供讀者參考：
例子一：
“I will be leaving my post on May XX, 2021. As a request, may I ask for a letter of reference from the company to certify my employment here? Thank you very much.
翻譯：我有一個請求，我希望公司能幫忙寫一封推薦信，證明我在公司的任職年期。謝謝！
Regards,
XXX”
例子二：
“My last day at the company will be on May XX, 2021.May I ask that a reference letter be sent to me before my departure? Thank you for the opportunity. I have enjoyed my time working here.
Regards,
XXX”
而Letter of recommendation，此一種類似推薦信，屬個性化的推薦文件，撰寫此信是需要花時間才能完成，準備離職的員工，應該最少要在需要此文件的兩個星期前提出要求。
與此同時，亦要有心理準備，就是寫信人可能未必願意撰寫；如果真是如此的話，亦不需要過分介懷。正因如此，一般都不會邀請一個不熟悉的人為自己撰寫此個性化的推薦信。撰寫Letter of recommendation的請求信時，需要留意以下有三個部分，每個部分會附上參考樣本：
1. 說一些討好的說話：
例子：“Hi, Before I get to my request, I just want to thank you so much for your time and the help you gave me. I truly learned a lot from working with you.
翻譯：在我說出請求前，我想衷心感謝你。感激你一路以來的幫忙和教導。在我們共事期間，我真的學到不少東西。
2. 有禮貌地問：
例子：If I may, would it be too much trouble if I asked you for a letter of recommendation?
翻譯：如果不太麻煩的話，我能否勞煩你撰寫一封推薦信嗎？
3. 給寫信人一個下台的方法：
例子：I understand that you might be facing a lot of work.So,please don’t feel obligated to have to do this for me. I appreciate it either way.
翻譯：我知道閣下可能工作繁忙。也理解未必能夠抽空寫推薦信。但無論如何，我由衷感激你。
Regards,
XXX”