相信不少企業老闆們在公司加速發展時，都會遇到以下的問題：因公司增加了人手，一方面要花上時間培訓新員工，一方面又要銜接新舊同事的工作，但過程往往並不順暢；尤其當幾項工作需同時推進時，新員工常會弄不清緩急次序，令上司及同事疲於解釋、溝通、分配、安排……結果人手雖多了，但花的工作時間卻沒有減少。
有趣的是，微軟的《Microsoft工作趨勢指數》年度報告曾指出，每位員工平均要花57%的時間在電郵交流、開會等溝通性工作上。這些「行政工作」既費時，亦無助於改善溝通，更對團隊效率和工作氛圍有負面影響。因此，筆者一直在思想，如何把這些「行政工作」交給AI人工智能去做，讓員工們可以有更多時間做實事而更有效率。而根據香港生產力促進局在去年的一項研究，有41%的受訪香港企業正在或將會應用AI，可見AI在職場上正日趨普及。
首先，AI可以幫助判斷工作項目的重要性和緊急性（Importance and Urgency），進而優化工作分配。筆者的團隊正在積極開發的AI模組「AI中央數據資訊庫」，就是能夠學習企業不同部門（如人力資源、市場推廣、營運、財務等）的資訊數據、工作流程、工序優次等，並利用AI的邏輯和數據分析能力，幫助企業管理層更加科學地判斷工作的分配，更有效地整合人力資源。
舉例說，市場推廣部門每季都需要籌辦一個推廣主題活動，這涉及許多工作細節和流程，包括：設計及印製宣傳物料、設計及投放線上線下廣告、進行傳媒推廣及公關活動、舉辦線下快閃活動等。AI模組就可以根據以往推廣活動的記錄，自動編排工作細項、工作時間表、優先工作事項，以及各工作項目的負責人員等，從而節省了管理層和團隊溝通的時間，讓大家可以更專注於構思與創作活動內容及點子，提升活動的質素。
除了工作分配外，AI模組「AI Knowledge Dep.」還可以配合Chatbot應用，讓部門與部門之間以各自的AI助理互相溝通，省卻了員工開會的時間。例如，營運部如需要向市場推廣部查詢該季推廣主題活動的線下門店活動詳情，以便編「更表」，這類協調工作毋須再由真人去執行，而由部門雙方的AI助理自動完成並自動編更，實現了部門間的無縫協作。再者，AI有LLM（大型語言模型）作為基礎，可應用多國語言，特別適合大型跨國企業，讓總公司員工與世界各地不同部門同事跨地區合作。
筆者深信，AI在職場的應用並不會完全取代人力資源，而是能簡化工作和優化工序。通過AI及Chatbot的溝通編配，大家就可以少點開會，多點做實事，大大提升團隊的工作效率和執行力，讓企業運作得更高效，應對業務的急速發展。
作者簡介：陳智銓（Arthur），思路富邦集團（SagaDigits）創辦人暨集團成員隨賞科技（Compathnion）行政總裁