營商環境轉變，人才是企業增加競爭力的重要關鍵，而採用人力資源管理系統，不單可以簡化各項與人事相關的工序，同時亦能方便僱員管理自身的出勤。FlexSystem 產品開發副總裁林漢暉表示，旗下的BridgeBuilder HRMS人力資源管理系統，在疫情下，更顯出優勢，這亦令到公司獲得不少客戶的推介，也吸引了更多中小企對系統的關注。
人力資源管理絕非簡單的學問，以往可能只牽涉計算薪金、招聘、調配人手等範疇，但一場疫情，霎時令人力資源管理成為嚴峻的考驗。例如因應法定權益的更改，僱員即使已經離職，亦有權向僱主追索過往的福利或薪金。為此，在過去數年，有企業需要將之前未有給予員工的假期、福利或薪金重新計算，給回僱員。這不是容易之舉，在過程中，更反映出這些公司欠缺了完善的人力資源管理系統。
「尤其在經濟低迷時，當僱員被辭退，更著緊當中的薪金計算方法，而公司亦醒覺到一旦沒有按照勞工法例計算，或會衍生訴訟，繼而影響公司聲譽。某些大品牌每月可能會花上大量時間去處理員工的薪金計算，在零售餐飲業更會遇上很多類似問題，因為行業慣性會讓僱員有累積假期及工時的做法，當僱員離職，才發現對方已累積不少假期或工時，在計算薪金時便有難度。此外，因為當刻沒有即時計算，沒有預計到3個月或半年後的開支，一旦僱員請辭，確實令僱主措手不及。」
林漢暉指出，因為疫情，衍生了在家工作的模式，於是人力資源管理變得更複雜，客戶的要求相應提高，對BridgeBuilder HRMS來說也是機遇。由於人事部所接觸的都是公司機密，是最敏感的資料，任何數據都至關重要。假如在家工作，沒有系統協助，只用Excel來處理，是非常危險。如果系統過舊，隨時產生數據保安漏洞。
因時制宜 推陳出新
大型企業在近年都傾向採用雲端人力資源管理服務，然而中小企對此仍有質疑，覺得人事資料屬公司重要資源，但情況已開始轉變，當看到雲端服務也受到大企業的看重，加上可以節省成本，中小企業亦逐漸釋疑。
對FlexSystem來說，轉變是必須的。「我們正與雲端供應商合作，逐漸形成了屬於自家的雲端平台，當中包括SaaS（Software as a Service，軟件即服務），近年又積極與其他供應商一起開發新項目，並找顧問公司每年審查系統的保安措施與技術是否達到國際網絡安全標準，對我們來說，花的心機是多了，但我們期望客戶能用得開心又安心，也讓我們能借鏡與大公司合作的經驗，從而開拓中小企板塊。」
人事數據除了幫助內部人力配置，也提升公司的效益及營運力。FlexSystem有不少上市集團在使用，其中一間為醫療集團，主要提供一站式醫療及健康服務，涵蓋醫學美容、脊骨神經關節痛症、牙科服務、體檢及疫苗注射服務。在香港擁有超過90間診所及服務中心，集團旗下的醫生每一天需要前往數間分店應診，以往客人預約都以人手安排。使用BridgeBuilder HRMS後除了讓醫生能做到更好的時間管理，系統的數據也直接連結前台的預約系統，也讓客戶可在網上平台即時查詢醫生或美容師的時間表，一方面減少前台的工作，另一方面也讓客戶有更快及貼心的客戶體驗。
在地化服務 優勢盡現
林漢暉認為，雖然市場仍有追捧國際品牌，但巳有不少企業明白在地化的人力資源系統化能提供更快更準確的服務。「國際奢侈品品牌Louis Vuitton在香港、國內及澳門均是BridgeBuilder HRMS的客戶。公司明白到國際性的系統未必能便利計算地區僱員福利、薪酬，這便形成了一個讓我們可以合作的空間。」除了在地化系統，到位的服務也是公司的團隊理念。
「數碼化人力資源是我們的主要工作，但當中不少時間我們都為客戶分憂解困，捱更抵夜，少不免於假期、大時大節都繼續支援，印象最深是我們替一位餐飲業的客戶計算工資。他們當時不少同事離職，新上任的同事又未上手，找外判公司也未能立即到位協助。他們公司有過千名僱員，如果未能夠按時支付工資，真的會大亂，結果我們就立即調配人手，替他們由考勤記錄開始計算工資。最後成功解難，客戶都感到十分滿意！」優質的服務讓客戶印象深刻，「我們不少客戶都是透過轉介而來的」，口碑勝於廣告，這亦解釋了為什麼 BridgeBuilder HRMS 的廣告知名度雖然不高，但仍有不少客戶慕名而來。
現在FlexSystem的客戶比例，小企業雖然只佔20%。但愈來愈多公司明白，人才也是成本之一，單靠Excel來處理人事配置，隨時得不償失，也相信一個穩定可靠及可持續的系統是非常重要，所以查詢的次數正在上升。「我們會視乎疫情的發展來拓展市場，並借助服務大企業的經驗，將優質的產品及服務推廣到中小企層面，讓香港企業更上一層樓。」