疫情爆發至今大半年，從推行線上線下 O2O 業務、在家工作（WFH）以至遙距工作模式，不少企業仍在摸索如何適應疫情下的「新常態」（new normal）。而較前瞻的企業，則致力研究如何將新常態轉危為機，透過利用創新科技提升工作效率和團隊協作，同時因應市場轉變和新需求，制定合適的策略。
疫情反覆，新常態下不少會議都移師網上舉行。視像會議既能保持社交距離，又可節省不少往返交通的時間，雖然簡報文件分享相當方便，然而若涉及合約或需簽署的文件，則不少機構即時打回原狀，須下載列印以便簽署、掃描已簽署文件，然後再將數碼化版本以電郵附件形式回傳，手續繁複費時。
既然新常態顛覆了過去的工作模式，企業是時候採用電子簽名，透過簡單步驟即可在 Google 文件、PDF 上簽署，實現真正無紙化的雲端辦公室。就讓 HKT 和大家分享 Google Workspace 電子簽名的小撇步吧。
落實無紙化推動數碼轉型第一步
市場鼓吹無紙化多時，惟不少企業始終倚重打印文件多於數碼文件，並未將無紙化納入優先落實的數碼化轉型策略。
主因之一，是往往會出現需要簽署的文件，無可避免要打印出來。面對疫下新常態，企業之間要全面實行視像會議，具電子簽名功能的文件不可或缺，HKT 今天就教大家使用「HelloSign^」 小工具為網上文件簽名，從而避免下載、列印文件的小貼士。
安裝與設定電子簽名工具
本地不少中小企也採用了 Google 方案，可集中於統一介面上收發電郵、通話、短訊和進行視像會議之餘，更備有日曆和 Task 工作事項應用，有助員工管理工作項目和協作安排。事實上，Google 亦非常靈活配合第三方應用讓用戶添加額外功能(Plug-in)，像 HelloSign 這種電子簽名小工具便是其一。
HelloSign 讓用戶可簡單透過瀏覽器來製作電子簽名，只須下載 HelloSign 外掛程式，搭配 Google Drive 使用，未來需要文件簽名即可在雲端直接簽核文件，簡便快捷。
簡單幾個步驟就能輕鬆的設定好電子簽名，完成簽署網上的電子文件，此工具更適用於 PDF 檔。如此一來，再也無須將文件列印出來簽名再轉回電子文件傳閱，實行無紙化遙距辦公，迎接新常態新挑戰。
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